Rutiner

• Forankring hos ledelsen

  •Alle søknader om ekstern finansiering skal godkjennes av ledelsen ved din enhet.

  • Det er både økonomiske og faglige grunner til at det er viktig med god forankring.

  • Tidlig forankring gjør det enklere å få god administrativ støtte.

  • Godkjenning fra leder skal dokumenteres og sendes til prosjektstøtte via e-post eller annet.

• Meld inn prosjekt via Serviceportalen

  • Alle planlagte prosjektsøknader skal meldes prosjektstøtteteamet viaServiceportalen

  • Inne på Serviceportalen klikker du på «Prosjektstøtte - Forskningsadministrasjonen».

  • Prosjektrådgiver avtaler deretter oppstartsmøte med prosjektleder

• Oppstartsmøte med prosjektrådgiver

  • Oppstartsmøte har som hensikt å kartlegge prosjektgruppens bistandsbehov.

  • Prosjektrådgiver fyller ut skjema for oppstartssamtale.

  • Prosjektrådgiver avtaler budsjettmøte med prosjektgruppen, og inkluderer da prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar (dersom dette er en annen)

  • Prosjektrådgiver planlegger øvrig behov for støtte og/eller avklaringer frem mot innsendelse av prosjektsøknaden, inkludert frister for kvalitetssikring av tekst og budsjett

• Budsjettutarbeidelse og budsjettgodkjenning

  • Alle søknadsbudsjetter skal utvikles i samarbeid med prosjektrådgiver.

  • Intern budsjettmal skal alltid benyttes, i tillegg til eventuell mal fra finansiør.

  • Alle prosjekter totalbudsjetteres, det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteter i prosjektet skal synliggjøres. Dette gjøres uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.

  • Prosjektrådgiver med budjsetteringsansvar skal kvalitetssikre budsjett hos økonomiseksjonen ved prosjektkontroller.

  • Budsjettet skal godkjennes av ledelsen. Alle budsjetter skal først godkjennes av prosjektleders nærmeste leder og prodekan for forskning (pluss instituttleder ved fakultet som har instituttleder).

  • Om prosjektets totalbudsjett er på over 500 000 skal budsjettet også godkjennes av dekan

• Kvalitetssikring av søknadstekst

  • Enheten som søknaden sendes fra har ansvaret for kvalitetssikring av det faglige innholdet i søknaden. Dekaner og prodekan for forskning (eller senterledere for sentre utenfor fakultetene) har ett overordnet ansvar for å sørge for at dette skjer på en hensiktsmessig måte, ved enten å selv kvalitetssikre teksten, eller ved å delegere dette til personer med rett (spiss)kompetanse.

  • Søknadstekster rettet mot EU og NFR kan etter avtale kvalitetssikres av en prosjektrådgiver, og i noen tilfeller av eksterne konsulenter dersom bruk av ekstern konsulent er godkjent av prorektor for forskning. Prosjektrådgivere orienterer om gjeldende rutiner til aktuelle søkere.

• Innsending av søknad

  • Prosjektleder har det overordnede ansvaret for å sende inn søknad til rett tid.

  • Prosjektleder er ansvarlig for innleggelse av tekst og vedlegg i portal, men prosjektrådgiver kan bistå ved behov (f.eks. NFR-portalen, Espresso, Funding & Tenders Portal o.l.).

  • I de tilfeller innsending av søknad ikke kan effektueres av prosjektleder (f.eks. via spesifikke plattformer med tilgangsstyring) skal prosjektrådgiver sende inn søknaden sammen med prosjektleder.

  • Prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar er den som legger inn budsjettet i de ulike portalene

• Oppfølgning underveis

  • Ved innvilgelse av prosjekt vil prosjektrådgiver bistå med kontraktinngåelse og opprettelse av internt prosjektnummer, i samarbeid med økonomiseksjonen

  • Prosjektleder er ansvarlig for rapporteringer underveis i prosjektet i dialog med prosjektrådgiver og prosjektkontroller.

  • Prosjektrådgiver bistår, utover det overnevnte, med forskningsadministrativ støtte under hele prosjektperioden. Denne innebærer først og fremst å avklare spørsmål, og ved behov, knytte prosjektleder i kontakt med rette ressurspersoner. Dette gjelder for eksempel ressurspersoner knyttet til for eksempel KOM, HR, økonomi eller forskningsdatahåndtering.

  • Prosjektrådgiver kan etter avtale yte annen form for støtte som for eksempel bistand i forbindelse med organisering av konferanser eller andre større arrangementer etter avtale. Her prioriteres NFR og EU-finansierte prosjekter

• Arkivering av søknad

  • Søknad og tilhørende dokumenter skal arkiveres i P360 av ansvarlig prosjektrådgiver. Send en kopi av søknaden til din prosjektrådgiver.

  • Dialog med finansiør (for eksempel avslag eller tildeling) skal også arkiveres.

  • Eventuelle endringer i budsjett eller kontrakt for innvilgede prosjekter skal også arkiveres i P360 og erstatter tidligere budsjett og kontrakt. Prosjektrådgiver effektuerer arkiveringen.

• Avslutning av prosjekt

  • Ved avslutning av prosjekt kaller prosjektrådgiver inn til avslutningsmøte. Teamleder for prosjektstøtteteamet kalles inn ved behov.

  • Avslutningsmøtet har som hensikt å gjøre en overordnet evaluering av prosjektet og prosjektstøtteteamets støtte inn mot dette.

  • Prosjektstøtteteamets egen mal for sluttrapport brukes i forbindelse med avslutningsmøtet.

  • Prosjektrådgiver arkiverer sluttrapport i P360.

  • Prosjektets sak i P360 og nettsider avsluttes eller flyttes (avhengig av webløsning