I start-portalen med verdenskart der du ser alle institusjonene VID har avtaler med, så finner du et gult tekstfelt kalt Application. Under er det en lenke kalt Apply here for all partners. Bruk denne for å starte en søknad som gjør det mulig å velge inntil tre forskjellige institusjoner i prioritert rekkefølge, fra alle partnerne som studieprogrammet ditt har avtale med.

1. Fyll ut online søknadsskjema og send inn
2. Du får tilsendt en e-post med en lenke til en registreringsside
3. Du registrerer deg, og velger brukernavn og passord. Du får tilsendt en ny e-post som bekrefter brukernavn og oppgir en unik lenke til din søknad. Ta vare på denne e-posten eller skriv ut den ut slik at du har tilgang til lenken du trenger for å gå videre med søknaden.
4. Neste gang du logger deg inn bruker du brukernavnet og passordet som du selv laget, og går inn via den tilsendte lenken.

Du kan søke deg til de partnerinstitusjonene som kommer fram i listen du får opp etter at du har selektert for studieprogram (ditt eget), og det akademiske året du skal være ute. Du kan søke om inntil tre forskjellige steder, i prioritert rekkefølge.

Merk at du kan søke på en partner som kommer fram på kartet og i listen er ingen garanti for at du kan ha et utenlandsopphold der, i den perioden du ønsker. At partnere står på kartet/listen betyr at de er villig til å ta imot en søknad fra deg/VID, og i samarbeid med oss vurdere om de kan gi deg et faglig tilbud som er tilstrekkelig til at du kan få fritak fra like mange studiepoeng hjemme, som du kan tilbys å ta eksamen i hos dem.

Samtidig med at du ser på kartet så bør du se på oversikten over tilgjengelige partnerinstitusjoner. Du finner oversikt over både praksisplasser og høyere utdanningsinstitusjoner på nettsidene som ligger under overskriften Før du drar til utlandet.

Studenter på samfunnsfag kan også se på partnere som ligger under studieprogrammet sosialt arbeid.

Studenter på sykepleie må være oppmerksom på at noen partneravtaler gjelder primært for sykepleie i Bergen og noen gjelder for primært for sykepleie i Oslo. Hvilke som gjelder hvor framgår av oversikten på siden Før du drar til utlandet. Hvis du søker til en partner som ikke gjelder for ditt studieprogram så bruker du opp et søknadsalternativ i søknaden din, og hele søknadsprosessen vil ta lengre tid.

For å komme videre med søknaden din etter at du har opprettet brukernavn og passord, så logger du deg først inn med din unike lenke du har fått tilsendt. Deretter går du til venstre marg og velger My Application Data, og Application Workflow. Da vil du få opp en sjekkliste til høyre, som viser deg hva du må gjøre for å komme gjennom søknaden.

For hvert steg du fullfører i søknadsprosessen er det et avkryssingsfelt. Dette feltet er det VID som krysser av når vi går gjennom søknaden i systemet. Hvis du ikke kommer videre etter å ha utført en handling som er knyttet til et avkryssingsfelt, så kan du oppfriske skjermbildet (trykk Oppdater-knappen i nettleseren). Det vil normalt ta deg videre til neste steg i prosessen og du kan bruke neste opplastingslenke.

Motivasjonsbrevet er din mulighet til å fortelle hvorfor du ønsker å ha et utenlandsopphold som del av studiet ditt. VID har ingen mal som du skal følge, men studieprogrammet ditt kan bruke motivasjonsbrevet til å vurdere hvem som skal få tilbud om plass, hvis det skulle være flere som søker enn det VID har avtalt plasser for, hos enkelte partnere.

Da du registrerte deg i systemet fikk du tilsendt en e-post som bekreftelse, og med en unik lenke som tar deg til din personlige portal i Mobility Online. Denne e-posten bekreftet også ditt brukernavn. Hvis du ikke har tatt vare på denne e-posten og ikke skrevet ned lenken, så ta kontakt med Internasjonalt kontor for å få den tilsendt på nytt.

Når du blir bedt om å laste opp bestemte dokumenter til Mobility Online så ta en kikk i venstre marg og velg Download documents. Da vil du få fram en liste over dokumenter som du må laste ned, gjøre noe med, og laste opp igjen til Mobility Online, i løpet av søknadsprosessen.

Du kan forandre på søknaden din når som helst. Du kan gå til venstre marg og velge Edit Application. Du kan også bruke den første lenken i arbeidsflaten din, hos de aller fleste heter denne Online-Application, og har tilknyttet en handlingslenke i høyre kolonne kalt "Display/Edit Application Data."

I bildet som kommer fram etter at du har valgt å redigere søknaden må du bruke knappen kalt Forward to update, øverst på siden. Etter det kan du gjøre de endringene du ønsker.

Etter at søknadsfristen din har gått ut og du har lastet opp søknadsskjemaet som pdf-fil, bør du ikke endre på den uten at det er i forståelse med din internasjonale koordinator.

Før du melder fra om feil til Internasjonalt kontor, gå til menyen til venstre inni Mobility Online og åpne undermenyen under My Application Data. Der velger du Application Workflow, og venter til Workflow-arbeidsflaten blir lastet inn på nytt. Nå kan du prøve igjen på det du ønsket å gjøre.

Mobility Online godtar kun PDF-format for dokumenter som skal lastes opp. Ofte kan du lage PDF-dokumenter ved å velge PDF som format i Skriv ut-funksjonen på din PC, det kommer litt an på programvaren du har installert. Det finnes også apper som kan omgjøre billedfiler til PDF-dokumenter.

Hvis du får beskjed om at dokumentet er for stort til å lastes opp så finnes det online gratisprogrammer som reduserer størrelsen på PDF-dokumenter.

Søknaden din er levert etter at du har skrevet den ut fra Mobility Online, signert den, og lastet det signerte dokumentet opp igjen som en PDF-fil. Du kommer naturlig til dette trinnet i sjekklisten i Mobility Online, når du følger prosessen.

Merk at din læringsavtale og eventuelt stipendavtale også lages i Mobility Online. Det betyr at du skal fortsette å bruke Mobility Online selv etter at selve søknadsskjemaet er signert og lastetet opp.

Når du har lastet opp den signerte søknaden til Mobility Online så blir den behandlet på fakultetet. Du blir deretter kontaktet av internasjonal koordinator med tanke på et eventuelt intervju. Du får melding gjennom systemet når søknaden er ferdigbehandlet og om hvilken utvekslingspartner/praksisplass i utlandet du kan dra til. Deretter begynner prosessen med å fullføre de øvrige dokumentene som kreves for den partneren du vil dra til, i samarbeid med din internasjonale koordinator.

Du laster opp et bilde av deg selv der du er lett å kjenne igjen. Du kan bruke passfoto, en selfie, eller du kan la Mobility Online bruke web-kameraet ditt til å fotografere deg mens du skriver i søknaden, og laste bildet direkte inn i applikasjonen.

Utreisende studenter som skal til Sverige eller Danmark, eller til den svensk-talende delen av Finland, kan skrive i maler og dokumenter på norsk. Studenter som skal utenfor disse områdene må bruke engelsk.

Innreisende studenter som ønsker å ha et utvekslingsopphold hos VID kan bruke norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Gå inn i søknaden i Mobility Online. Den øverste raden i din Workflow heter General (gul farge). Hvis du velger denne får du fram muligheten for å kansellere søknaden din. En kansellering kan ikke angres.

Alle opplysningene om deg og ditt utenlandsopphold som VID bruker til å bekrefte det planlagte utenlandsoppholdet ditt, blir hentet fra søknaden i Mobility Online. Hvis det er endringer i oppholdsperioden din så må du selv gå inn og endre på dette i søknaden, deretter kan du be om ny bekreftelse. Du kan ikke endre på partnerinstitusjon etter at dette er tildelt fra koordinator på avdeling.

Åpne MO ved å bruke lenken du fikk tilsendt da du registrerte en søknad. Når du kommer til arbeidsflyten din, se i menyen til venstre. Der er det et menypunkt kalt "Selection of the used application." Når du velger dette får du opp en oversikt over alle søknadene du har lagt inn i systemet. Du krysser av i boksen til høyre for den aktuelle søknaden for å velge den du vil arbeide med.

Vi anbefaler at du legger inn pårørende-informasjon i søknaden, men det er ikke et krav. Hvis du ikke ønsker å oppgi pårørende så kan du i stedet legge inn setningen "Pårørende informasjon er ikke aktuelt" i de feltene som er knyttet til pårørende informasjonen.

Pårørendeinformasjon brukes av VID i tilfelle det skulle oppstå en situasjon på det stedet du har utenlandsopphold, som gjør det aktuelt for VID å nedsette en beredskapsgruppe for å følge opp deg, og evt. myndigheter og de du evt. har oppgitt som pårørende. Eksempel på en slik situasjon kan være jordskjelv på Madagaskar, flom på Filippinene, osv.

Hvis du oppgir pårørende så husk å inkludere samtykke-erklæring fra de du oppgir personinformasjonen til.