Hovedansvarlig for behandling av personopplysninger er rektor. For HR-relaterte oppgaver er det daglige ansvaret delegert HR-seksjonen ved HR-sjef. Det er kun oppgavene som er delegert og ikke ansvaret. Dette betyr at hovedansvarlig til enhver tid er rektor, men at det er HR-sjef og HR-seksjonen som bestemmer formål og virkemidler for behandling av personopplysninger til ansatte.
Formålet
Formålet med behandling av personopplysninger om ansatte og potensielle ansatte, er å administrere lønn og personalansvar, systemtilganger, samt ansettelse av nødvendig personale. VID Vitenskapelige Høgskole har ulike tilknytningsforhold som listes opp nedenfor. Ansvaret for personopplysningene, kan variere utfra tilknytningsforhold, se tabell under overskriften «Rettslig grunnlag». Behandlingen av personopplysninger om ansatte er nødvendig for å oppfylle en gjensidig avtale om ansettelse.
Rettslig grunnlag
|
Tilknytningsforhold
|
Ansvar
|
|---|
|
Fast ansatt administrativt personale
|
HR-seksjonen, enhet
|
|
Midlertidig ansatt administrativt personale
|
HR-seksjonen, enhet
|
|
Fast ansatt vitenskapelig personale
|
HR-seksjonen, enhet
|
|
Midlertidig ansatt vitenskapelig personale
|
HR-seksjonen, enhet
|
|
Timelønnet
|
Fakultet
|
|
Foreleser
|
Fakultet
|
|
Veileder
|
Fakultet
|
Hvilke personopplysninger behandles?
For å oppfylle kravene VID Vitenskapelige Høgskole har som arbeidsgiver, utbetale lønn, opprette brukertilganger i IT-systemer og fysisk adgang til VIDs lokaler, er det nødvendig å behandle følgende opplysninger (ikke uttømmende liste):
Lønnsinnplassering og endringer av lønn lagres også etter avsluttet arbeidsforhold. Det samme gjøres med all informasjon som er nødvendig for å dokumentere arbeidsforholdet, som for eksempel kompetanseutvikling, videreutdanning, lønnsendringer osv. Fravær, sykemeldinger, permisjoner er også opplysninger som behandles, men disse slettes ved avsluttet arbeidsforhold.
Hvor hentes opplysningene fra?
Opplysningene som HR-seksjonen behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv. Noen opplysninger hentes fra skatteetaten.
HR-seksjonen behandler opplysninger som er nødvendig for å gjennomføre arbeidsavtalen, og som derfor ikke er frivillig å oppgi.
Eksempler på dette er kontonummer, personnummer og øvrig personalia.
System
HR-seksjonen behandler opplysninger i systemene:
Hvem utleverer vi opplysninger til?
HR-seksjonen utleverer ikke personopplysninger til andre enn myndigheter vi er pålagt opplysningsplikt overfor ved lov. Det er kun NAV og Skatteetaten ved A-meldingen, og SPK som mottar opplysninger fra HR-seksjonen.
Sikring av personopplysninger
HR-seksjonen har jevnlig gjennomgang av tilgangene til opplysningene som seksjonen er ansvarlig for. For de som ikke lenger har tjenstlig behov for tilgang til personalopplysninger slettes tilgangen.
HR-seksjonen har berettiget interesse i å beholde opplysninger som kan dokumentere ansettelsesforholdet. Det betyr at opplysningene ikke slettes, men lagres i dertil egnet system, for tiden P360 og Visma, i virksomhetens eksistenstid.
Den registrertes rettigheter
Den registrerte har rett til innsyn i personopplysningene som er registrert om seg. Dette gjennomføres ved en henvendelse til HR-seksjonen for tilknytningsforhold som HR-seksjonen er ansvarlig for, eller øvrige enheter ved andre tilknytningsforhold. Dersom det er registrert uriktige opplysninger, er det viktig at HR-seksjonen får beskjed slik at dette kan korrigeres. Se kontaktinformasjon.
Det finnes fortsatt opplysninger som det ikke gis innsyn i. Etter GDPR er det strengere regler for å hjemle unntak fra innsyn. En begrensing ligger i opplysninger du selv har gitt fra deg i motsetning til opplysninger som er hentet inn fra andre instanser.
Ettersom HR-seksjonen har berettiget interesse i å beholde all informasjon som er nødvendig for å dokumentere arbeidsforholdet, så slettes ikke disse opplysningene. Opplysninger som omfattes av kassasjonsreglene i arkivloven, slettereglene i bokførings- og regnskapslovene osv., slettes i henhold til gjeldende regelverk. Dette innebærer at noen opplysninger kan lagres i P360 fordi VID Vitenskapelige Høgskole har berettiget interesse i å beholde disse, men at de samme opplysningene slettes fra det systemet som til enhver tid benyttes etter bokførings- og regnskapsreglene.
Hvordan gå frem for innsyn, retting og sletting?
Dersom du ønsker innsyn i opplysningene som er registrert om deg, du ønsker noen opplysninger rettet eller du mener at noe skulle vært slettet, må du gå frem på følgende måte:
For innsyn:
-
Send en e-post til HR-sjef Magnus Lind med innsynskravet.
-
Du har som hovedregel rett til innsyn i persondata vi har registrert om deg, og avslag på innsyn krever hjemmel. Du vil få vedtak om avslag, eller informasjon om hvordan innsynet skal gjennomføres så snart som mulig og senest innen tre uker etter at vi har mottatt kravet.
-
Dersom du får avslag på innsynskrav, og du mener det er feil, så kan du påklage avgjørelsen ved å sende en e-post til personvernombud@vid.no.
For retting:
-
Dersom du oppdager at VID Vitenskapelige Høgskole ved HR-seksjonen har feil personopplysninger registrert om deg, så kan du kreve disse rettet.
-
For retting send en e-post til HR-sjef Magnus Lind
For sletting:
-
HR-seksjonen skal slette opplysninger vi ikke har hjemmel for å behandle. Dersom du vil benytte retten til å bli glemt, send en e-post til HR-sjef Magnus Lind. Det er verdt å merke seg at der VID Vitenskapelige Høgskole ved HR-seksjonen har berettiget interesse i å lagre persondata, for eksempel for å kunne dokumentere arbeidsforholdet, så vil vi ikke etterkomme et krav om sletting av persondata.
Personvernombud
Personvernombud ved VID Vitenskapelige Høgskole er:
Nancy Yue Liu. Kontaktinformasjon finner du her.
Dersom du ønsker å melde avvik så gjøres det via egen lenke på Compendia for ansatte, og via e-post til personvernombud@vid.no for alle andre.
Kontaktliste