Alle studentoppgaver som behandler personopplysninger må meldes til Sikt, som nevnt i retningslinjene ovenfor. VID har plikt til å registrere og dokumentere behandling av personopplysning i forskning og studentoppgaver. Derfor skal veilederen din sammen med deg vurdere om prosjektet er meldepliktig. Dere kan sjekke Sikt sine nettsider om meldeskjema for personopplysninger i forskning for å hjelpe til i vurderingen. Husk å alltid ha veileder på kopi i all korrespondanse med Sikt.

Skjemaet skal sendes inn senest 30 dager før datainnsamlingen starter. Etter Sikt har vurdert og godkjent prosjektet ditt, kan du begynne med å samle inn personopplysninger.

Ta gjerne e-kurset om meldeskjema fra Sikt før du sender inn skjemaet ditt.

Det er en del ting du burde gjøre ved planlegging/oppstart av oppgaven, under selve skriveprosessen og når oppgaven er levert. Vi har laget en sjekkliste i Word som du kan laste ned. Du finner også en oversikt over hvordan du skal behandle personopplysningene her:

Ved planlegging/oppstart av oppgaven:

Jeg skal
… skrive ned formålet med bruken av personopplysningene – her holder som oftest prosjektbeskrivelsen.
… lage en uttømmende oversikt over de personopplysningene jeg skal samle inn og analysere i oppgaven.
… vurdere og dokumentere at jeg har gyldig rettslig grunnlag for bruken av de personopplysningene som jeg skal bruke i prosjektet.
… melde prosjektet til Sikt (tidligere NSD) for en vurdering av personvernet i prosjektet senest 30 dager før jeg skal samle inn personopplysninger i prosjektet
… lage skriftlig informasjon til informantene/respondentene om deres rettigheter.

Under oppgaveskrivingen:

Jeg skal
… innhente og lagre alle data-/personopplysninger på en sikker måte, iht. til VIDs interne retningslinjer.
… sørge for at jeg kan svare på spørsmål fra respondenter/informanter om behandlingen, og at jeg kan slette data fra og om dem, om jeg blir bedt om det.
… sørge for at jeg kun innhenter de dataene informantene har samtykket til og som det er søkt Sikt om tillatelse til å innhente. I tillegg må dataene brukes slik prosjektbeskrivelsen skisserer.

Når oppgaven er levert:

Jeg skal
… avgjøre hvilke personopplysninger om respondenter eller informanter som skal slettes og hvilke som skal oppbevares etter prosjektslutt (arkiveres).
… sørge for at alle personopplysninger om respondenter eller informanter som ikke skal oppbevares etter prosjektslutt blir forsvarlig slettet.
… sørge for at personopplysninger som skal oppbevares etter prosjektslutt blir anonymisert, for eksempel ved at koblingsnøkkel for avidentifiserte opplysninger destrueres.
… sørge for at personopplysninger som skal tas vare på etter prosjektslutt blir forsvarlig oppbevart iht. til VIDs rutiner.
… sende sluttmelding til Sikt for å avslutte prosjektet mitt og bekrefte at alle dataene har blitt behandlet og slettet eller arkivert.
… sørge for at masteroppgaver som inneholder taushetsbelagte opplysninger må klausuleres i VIDs vitenarkiv: VID:Open. Det er også mulig å velge at elektronisk tilgjengeliggjøring av oppgaven utsettes eller avslås.

En datahåndteringsplan (DMP) er et nyttig verktøy som beskriver type data du skal samle inn og hvordan, hvordan og hvor du skal lagre disse dataene, og hvordan de eventuelt blir arkivert og tilgjengeliggjort etter at prosjektet ditt er avsluttet. Ved å bruke en datahåndteringsplan kan du strukturert planlegge studentprosjektet ditt og ha en oversikt over dataene dine.

Du finner en forenklet datahåndteringsplan som du kan fylle ut i Word, både på norsk og på engelsk, her: Enkel datahåndteringsplan og logg til bruk i VID for masterstudenter

På VID sin side for datainnsamling finner du oversikt over verktøy for innsamling av ulike typer data. Her nede følger en kort oversikt.

Nettskjema

Nettskjema er et verktøy utviklet av UiO som man kan bruke for å gjennomføre nettbaserte undersøkelser. Det kan brukes for enkle spørreskjemaer, quizer, eller påmeldingsskjemaer. Det er en sikker løsning for datainnsamling via nett. Du kan bruke Nettskjema for å opprette spørreskjema og mobilappen Nettskjema-diktafon for lydopptak.

Alle studenter ved VID kan bruke Nettskjema ved å bruke sin FEIDE-brukernavn og passord. På UiO sine nettsider finner du mer informasjon om nettskjema, og en lenke for å logge inn på Nettskjema med din Feide-bruker og lage for eksempel et spørreskjema.

Lydopptak av intervjuer

Høgskolen har til disposisjon et antall lydopptakere som studenter og ansatte kan låne over en begrenset periode. Du kan låne lydopptakerne på bibliotekene ved de ulike studiestedene ved å henvende deg til skranken eller å ta kontakt med ditt studiestedsbibliotek. Du finner mer informasjon på nettsiden som handler om lån av teknisk utstyr.

En annen mulighet er å bruke Nettskjema-diktafon appen som du kan laste ned på mobilen din. Med Nettskjema-diktafonappen kan du foreta lydopptak på smarttelefon og opptakene blir sendt til Nettskjema. Opptaket blir umiddelbart kryptert på telefonen og du kan av sikkerhetsmessige årsaker ikke lytte til opptak i mobilappen. UiO, som har utviklet appen har skrevet en veiledning om bruk av nettskjema-diktafon appen.

Hvis du vil være 100% sikkert at du har tatt opp intervjuet, så kan vi anbefale å bruke både lydopptaker og Nettskjema-diktafonappen.

For digitale intervjuer kan Zoom benyttes, dette må imidlertid skje på en forsvarlig måte i tråd med egne retningslinjer om bruk av Zoom i forskningsintervjuer for studenter. Det betyr blant annet at du ikke kan bruke gratisversjonen eller web-versjonen av Zoom og at utstyret ditt skal være godkjent for behandling av røde data.

! OBS: Du kan ikke bruke Skype eller Microsoft Teams for å ta opp intervjuer.

Mer informasjon om hvilke verktøy du kan bruke avhengig av din type data finner du også på siden om veiledning for forskningsdatahåndtering.

Det viktigste er at du:

1. Arbeider på en datamaskin som er sikker. Det vil si at maskinen har passordbeskyttelse og antivirusprogrammer.
2. Passer på hvor du oppbevarer PC og lydopptaker, kamera og andre lagringsmedier. Disse skal fortrinnsvis være nedlåst så lenge de inneholder personopplysninger.
3. Kun bruker mobiltelefon til opptak av lyd/video dersom denne er utstyrt med godkjent krypteringsapplikasjon.
4. Ikke er tilkoblet internett mens du behandler personopplysninger og bruker kryptert minnepinne eller krypterer filer på egen PC så lenge du behandler personopplysninger.
5. Vurderer å benytte seg av VIDs utlånsordning for lydopptakere.

Som student forventes du å behandle personopplysninger med aktsomhet. Rutine for behandling av personopplysninger i forskning og studentoppgaver ved VID vitenskapelige høgskole (pdf) gir detaljerte instrukser om hvordan du gjør dette.

Vi anbefaler å bruke klassifiseringsguiden og klassifisere dataene dine og vurdere hvilken av de fire klassifiersingskategoriene dine date tilhører. Du finner også mer informasjon om røde og sorte på Datatilsynets nettsider om personopplysninger, men du finner en kort oversikt her:

• Åpen eller fritt tilgjengelig (grønne data)
  • Informasjon som kan eller skal være tilgjengelig for alle uten særskilte tilgangsrettigheter
  • Eksempel: En nettside som beskriver ansatte ved en avdeling ved en bedrift
• Begrenset tilgjengelig (gule data)
  • Informasjon som ikke er åpen for alle
  • Informasjon som ikke er klassifisert som åpen, fortrolig, eller strengt fortrolig
  • Eksempel: Upubliserte forskningsdata som ikke inneholder særlige eller sensitive kategorier personopplysninger
• Fortrolig (røde data)
  • Kan forårsake skade for enkeltperson, offentlige interesser, samarbeidspartner eller VID vitenskapelige høgskole hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende
  • Omfatter særlige kategorier (sensitive personopplysninger) og har strenge krav til beskyttelse
  • Eksempel: særlige eller sensitive personopplysninger som rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger, helse opplysninger, opplysninger om seksuell legning osv.
• Strengt fortrolig (svarte date)
  • Eksempel: store mengder av røde data som: sensitive personopplysninger, store mengder helseopplysninger, forskningsdata og datasett av stor økonomisk verdi

Andre steget er å sjekke VID sine retningslinjer for hvordan du kan behandle, lagre og bearbeide dataene dine. Mer informasjon finner man i VIDs lagringsguide.

• I lagringsguiden finner du en oversikt om det er lov å oppbevare eller ta opp grønne, gule, røde og sorte data på følgende enheter:
  • Personlig e-post og VID e-post
  • Privat PC eller privat Mac
  • (Kryptert) minnepinne eller (kryptert) ekstern harddisk
    • Studenter som behandler røde data må lagre disse på en kryptert enhet eller TSD. Bruk av TSD medfører kostnader og må diskuteres med din veileder.
    • Veiledning for kryptering av minnepinne (Windows)
    • Hvis du ønsker å sende store, krypterte filer som innebærer gule eller grønne data, kan du bruke tjenesten FileSender. Hvis man bruker kryptering med 7zip kan opptil røde data sendes.
      • ! OBS du kan ikke bruke krypteringen som er innebygget i Filesender siden den ikke er godkjent.
  • Personlig skytjeneste (som f.eks. DropBox eller GoogleDrive og VID OneDrive)
  • Lydopptaksutstyr, Nettskjema-diktafon app og Nettskjema
  • Zoom, Teams og Skype

REK (Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk) forhåndsgodkjenner forskningsprosjekter som er knyttet til medisin og helsefag i henhold til Helseforskningsloven. Ikke alle masteroppgaver som er innenfor medisin og helsefag, må få godkjenning fra REK. Dersom formålet med forskningsprosjektet er å «skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom», skal du sende søknad til Regional forskningsetisk komite (REK) (Helseforskningsloven, §4a).

Er du og din veileder usikker på om ditt prosjekt skal sendes inn til REK, så skal du kontakte REK slik nettsidene deres beskriver. REK-sekretariatene tilbyr veiledning om søkeplikt.

Du finner mer informasjon om REK her: Prosedyrer knyttet til REK.

! Husk at hvis du trenger å sende inn en søknad om forskningsprosjektet ditt til REK, så må du også sende inn et skjema til Sikt.

Ja! VID bibliotekene har mye informasjon på nettsiden sin. Biblioteket kan hjelpe deg med:

• Søkestrategier for å finne fram til relevant litteratur
• Tips om hvordan man skriver, strukturerer og refererer
• Informasjon om referanseverktøy som EndNote og Zotero

I løpet av semesteret holder biblioteket en del søkekurs og kurs i EndNote og Zotero. Disse kursene er digitalt og holdes på Zoom. Her finner du en oversikt over alle kurs som du kan melde deg på. Siden en masteroppgave er et stort prosjekt, så kan vi anbefale å ta et kurs i EndNote eller Zotero så tidlig som mulig i semestret for å lære å bruke referanseverktøyet og forenkle skriveprosessen din.

I tillegg så kan du ta kontakt med biblioteket ved å sende en e-post, ringe, spørre biblioteket via nettskjema, eller ta en tur til campus og komme og stille spørsmål i skranken i våre betjente åpningstider. Du finner bibliotekets åpningstider (betjent og meråpent) og kontaktinformasjon på VID sine nettsider.

• VID Bibliotek Bergen
• VID Bibliotek Oslo
• VID Bibliotek Stavanger

• VIDs Datahåndteringsveiledning
• Retningslinjer for masteroppgaven ved VID vitenskapelige høgskole (pdf)
• Veiledningsavtale for masteroppgaven (pdf)
• Forsidemaler (inkludert den til masteroppgave)
• Oppgaveskriving og referansestil ved VID
• Rutine for behandling av personopplysninger i forskning og studentoppgaver ved VID vitenskapelige høgskole (pdf)
• Oversikt over bibliotekets kurs i søk, EndNote og Zotero
• VID biblioteket
• Retningslinjer for bacheloroppgaven ved VID (pdf)