Bilde som beskriver innsamling av data og personvern i masteroppgaver. Man går fra en idé, til å lete etter litteratur og teorier. Da intervjuer man for eksempel respondenter og er det viktig å håndtere og organisere dataene sine gjennom hele skriveprosessen. Til slutt skriver man ferdig masteroppgaven sin.
Veiledning for forskningsdatahåndtering

Innsamling av data og personvern i masteroppgaven

Innsamling av data og personvern i masteroppgaven

Denne nettsiden gir deg som er masterstudent, og din veileder, en kort oversikt over hva som er viktig å tenke på før du begynner med ditt masterprosjekt.

Denne nettsiden gir deg som er masterstudent, og din veileder, en kort oversikt over hva som er viktig å tenke på før du begynner med ditt masterprosjekt.

Hva er personopplysninger?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en person, enten direkte eller indirekte – ved at man sammenstiller forskjellige opplysninger. En personopplysning kan for eksempel være:

  • fødselsnummer
  • navn
  • e-postadresse/IP-adresse
  • stemme på lydopptak

Skal du samle inn personopplysninger i din masteroppgave, stilles det en rekke krav til vurdering av prosjektet, sikker innsamling, lagring og ivareta prosjektdeltakerne. VID har egne retningslinjer for behandling av personopplysninger i forskning og studentoppgaver, som du finner her: Personvern i forskning. Alle studenter og ansatte i VID skal kjenne til og følge denne rutinen.

Under går vi gjennom noe av det viktigste du må kjenne til før du går i gang.

  • Unngå innsamling av personopplysninger -- gjennomfør prosjektet anonymt

    Før du begynner med prosjektet ditt, er det lurt å vurdere om det er helt nødvendig å samle inn identifiserbare data. Hvis det er mulig å unngå det, trenger du ikke å melde prosjektet til Sikt og det er ikke strenge regler for å beskytte data. Fra Sikt:

    "En behandling blir regnet som anonym dersom det ikke er mulig å identifisere enkeltpersoner på noe tidspunkt av datainnsamlingen. Om du bare skal behandle anonyme opplysninger, skal du heller ikke melde prosjektet til Sikt. For helseforskningsprosjekt: Merk at selv om prosjektet blir regnet som anonyme etter personopplysinglov og ikke skal meldes til Sikt, kan det likevel være det må meldes til REK (Regionale etiske komiteer)." Les mer på Sikts side om gjennomføring et prosjekt anonymt.

    NB: Husk at stemme på lydopptak teller som personopplysninger.

  • Må masterprosjektet mitt meldes inn til Sikt?

    Alle forsknings- og studentprosjekter som behandler personopplysninger må meldes til Sikt. Du kan sjekke Sikt sine nettsider om meldeskjema for personopplysninger i forskning for å hjelpe til i vurderingen. Husk å alltid ha veileder på kopi i all korrespondanse med Sikt.

    Skjemaet skal sendes inn senest 30 dager før datainnsamlingen starter. Etter Sikt har vurdert prosjektet ditt, kan du begynne med å samle inn personopplysninger.

    Ta gjerne e-kurset om meldeskjema fra Sikt før du sender inn skjemaet ditt.

  • Hva er en datahåndteringsplan? Og trenger jeg det til min masteroppgave?

    Ved oppstart, og før data samles inn, skal det utarbeides en datahåndteringsplan (DMP). En DMP beskriver type data du skal samle inn og hvordan, hvordan dataene skal lagres, og hvem skal ha tilgang til dataene.

    Det finnes en enkel datahåndteringsplan og logg til bruk i VID for masterstudenter.

  • Hvilken kategori av data samles inn?

    Klassifiseringskategorier avgjør hvordan data kan innsamles og lagres. Da må du og din veileder vurderer hvilken av disse Klassifiseringskategoriene dine data tilhører:

    Åpen eller fritt tilgjengelig (grønne data)
    Informasjon som kan eller skal være tilgjengelig for alle uten særskilte tilgangsrettigheter
    Begrenset tilgjengelig (gule data)
    Informasjon som ikke er klassifisert som åpen, fortrolig, eller strengt fortrolig. Eksempel: Upubliserte forskningsdata som ikke inneholder særlige eller sensitive kategorier personopplysninger
    Fortrolig (røde data)
    Kan forårsake skade for enkeltperson, offentlige interesser, samarbeidspartner eller VID vitenskapelige høgskole hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende og har strenge krav til beskyttelse. Omfatter særlige kategorier personopplysninger, det vil se, opplysninger om:
    • Helseopplysninger og annen informasjon som sier noe om en persons helsetilstand.
    • Rasemessig eller etnisk opprinnelse.
    • Politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap.
    • Genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person.
    • Opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

    Les mer om kategorier for personopplysninger her.

    Det finnes en siste kategori som heter Strengt fortrolig (svarte data). Denne kategorien omfatter samme type informasjon som Fortrolig (rød), men der spesielle hensyn gjør at man ønsker å beskytte dataene ytterligere. Svarte data kan ikke brukes til masteroppgaver.

  • Hvordan burde jeg lagre dataene mine?

    Etter at du har klassifisert dataene dine, kan du avgjør hvor de er tillat å lagres basert på VIDs lagringsguide. Det anbefales å bruke:

    Grønne Gule
    VID OneDrive
    Røde
    Educloud eller kryptert ekstern enhet

    Det viktigste er at du:

    • Arbeider på en datamaskin som er sikker. Det vil si at maskinen har passordbeskyttelse og antivirusprogrammer.
    • Passer på hvor du oppbevarer PC og lydopptaker, kamera og andre lagringsmedier. Disse skal fortrinnsvis være nedlåst så lenge de inneholder personopplysninger.
    • Ikke er tilkoblet internett mens du behandler personopplysninger og bruker kryptert minnepinne eller krypterer filer på egen PC så lenge du behandler personopplysninger.

    Trenger du å sende store filer?

    FileSender kan brukes. Uten kryptering, kan gule eller grønne data sendes. For å sende røde data, må data krypteres med 7zip OBS. Du kan ikke bruke krypteringen som er innebygget i Filesender siden den ikke er godkjent. Les mer på VIDs side om Verktøy for forskningsdatahåndtering.

  • Hvordan kan jeg samle inn data og sende ut spørreskjema eller ta opp intervjuer?
    Kategori Digitale intervjuer (med opptak) Lydopptak Digital spørreundersøkelse
    Grønn VID Zoom Ekstern lydopptaker eller Nettskjema-diktafon app Nettskjema
    Gul
    Rød VID Zoom (følg egne retningslinjer) Ekstern lydopptaker eller Nettskjema-diktafon app tilkoblet Educloud Nettskjema tilkoblet Educloud

    Nettskjema

    Nettskjema er et verktøy utviklet av UiO som man kan bruke for å gjennomføre nettbaserte undersøkelser. Det kan brukes for enkle spørreskjemaer, quizer, eller påmeldingsskjemaer. Det er en sikker løsning for datainnsamling via nett. Du kan bruke Nettskjema for å opprette spørreskjema og mobilappen Nettskjema-diktafon for lydopptak.

    Alle studenter ved VID kan bruke Nettskjema ved å bruke sin FEIDE-brukernavn og passord. På UiO sine nettsider finner du mer informasjon om nettskjema, og en lenke for å logge inn på Nettskjema med din Feide-bruker og lage for eksempel et spørreskjema.

    Se på UiOs Introkurs for Nettskjema.

    Lydopptak av intervjuer

    Høgskolen har til disposisjon et antall lydopptakere som studenter og ansatte kan låne over en begrenset periode. Du kan låne lydopptakerne på bibliotekene ved de ulike studiestedene ved å henvende deg til skranken eller å ta kontakt med ditt studiestedsbibliotek. Du finner mer informasjon på nettsiden som handler om lån av teknisk utstyr.

    En annen mulighet er å bruke Nettskjema-diktafon appen som du kan laste ned på mobilen din. Med Nettskjema-diktafonappen kan du foreta lydopptak på smarttelefon og opptakene blir sendt til Nettskjema. Opptaket blir umiddelbart kryptert på telefonen og du kan av sikkerhetsmessige årsaker ikke lytte til opptak i mobilappen. UiO, som har utviklet appen har skrevet en veiledning om bruk av nettskjema-diktafon appen.

    Hvis du vil være 100% sikkert at du har tatt opp intervjuet, så kan vi anbefale å bruke både lydopptaker og Nettskjema-diktafonappen.

    For digitale intervjuer kan Zoom benyttes, dette må imidlertid skje på en forsvarlig måte i tråd med egne retningslinjer om bruk av Zoom i forskningsintervjuer for studenter. Det betyr blant annet at du ikke kan bruke gratisversjonen eller web-versjonen av Zoom og at utstyret ditt skal være godkjent for behandling av røde data.

    ! OBS: Du kan ikke bruke Skype eller Microsoft Teams for å ta opp intervjuer.

    Mer informasjon om hvilke verktøy du kan bruke avhengig av din type data finner du også på siden om veiledning for forskningsdatahåndtering.

  • Trenger jeg å sende inn en søknad til REK hvis jeg forsker innenfor medisin og helsefag?

    REK (Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk) forhåndsgodkjenner forskningsprosjekter som er knyttet til medisin og helsefag i henhold til Helseforskningsloven. Ikke alle masteroppgaver som er innenfor medisin og helsefag, må få godkjenning fra REK. Dersom formålet med forskningsprosjektet er å «skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom», skal du sende søknad til Regional forskningsetisk komite (REK) (Helseforskningsloven, §4a).

    Er du og din veileder usikker på om ditt prosjekt skal sendes inn til REK, så skal du kontakte REK slik nettsidene deres beskriver. REK-sekretariatene tilbyr veiledning om søkeplikt.

    Du finner mer informasjon om REK her: Prosedyrer knyttet til REK.

    ! Husk at hvis du trenger å sende inn en søknad om forskningsprosjektet ditt til REK, så må du også sende inn et skjema til Sikt.

  • Sjekkliste for behandling av personopplysninger:

    Det er en del ting du burde gjøre ved planlegging/oppstart av oppgaven, under selve skriveprosessen og når oppgaven er levert. Vi har laget en sjekkliste i Word som du kan laste ned. Du finner også en oversikt over hvordan du skal behandle personopplysningene her:

    Ved planlegging/oppstart av oppgaven skal jeg:

    Under oppgaveskrivingen skal jeg:

    • Innhente og lagre alle data-/personopplysninger på en sikker måte, i tråd med VIDs interne retningslinjer.
    • Kun innhente data deltakerne har samtykket til.
    • Kun bruke data slik det er beskrevet i prosjektbeskrivelsen.
    • Sørge for at jeg kan svare på spørsmål fra respondenter/informanter om behandlingen, og at jeg kan slette data fra og om dem, om jeg blir bedt om det.
    • Melde noen endringer i hvordan personopplysninger håndteres til Sikt.
    • Holde veileder informert.

    Når oppgaven er levert skal jeg:

    • Sørge for at alle personopplysninger om deltakerne som ikke skal oppbevares etter prosjektslutt blir forsvarlig slettet, anonymisert eller lagret som beskrevet i informasjonsbrev, meldeskjema til Sikt og i tråd med VIDs rutiner.
    • Sende sluttmelding til Sikt.
    • Sørge for at masteroppgaver som inneholder taushetsbelagte opplysninger må klausuleres i VIDs vitenarkiv: VID:Open. Det er også mulig å velge at elektronisk tilgjengeliggjøring av oppgaven utsettes eller avslås.
  • Nyttige ressurser

Andre spørsmål? Kontakt oss

forskningsdatahandtering@vid.no