Gjennomføre

Du finner informasjon om tjenester og verktøy for forskningsstøtte her

Alle ph.d.-studenter må semesterregistrere seg på begynnelsen av hvert semester. Eksternt finansierte studenter må ha betalt semesteravgift for å kunne semesterregistrere seg.

• Vårsemesteret åpner for registrering i desember, og fristen er 15. februar.
• Høstsemesteret åpner for registrering i august, og fristen er 15. september.
• Registreringen gjøres i Studentweb. Informasjon om innlogging finner du her.
• Oppmelding til ph.d.-kursenes enkeltemnesider er kun for eksterne deltakere.

Ved semesterregistrering kan du utføre følgende operasjoner:

Oppmelding til ph.d.-kurs

I registreringsperioden kan du melde deg opp til ph.d.-kurs som arrangeres påfølgende semester. Du må melde deg opp til både undervisning og eksamen for å være meldt opp til et ph.d.-kurs. Merk at enkelte kurs kan ha egne frister for påmelding, dersom kurset er satt opp tidlig i semesteret. Både ph.d.-kurs ved Senter for misjon og globale studier, og ved Senter for diakoni og profesjonell praksis vil være tilgjengelige for oppmelding.

Framgangsmåte i Studentweb:

• Klikk på de tre strekene øverst på siden for å få frem menyen. Gå til fanen «mine aktive kurs».
• Søk på «ph.d.» i feltet «kurskode». Du vil se at samtlige emner på ph.d.-nivå ved VID kommer til syne.
• Meld deg opp til både undervisning og eksamen.

• Oppdatere personopplysninger.

Oppdatere personopplysninger

Du kan oppdatere din postadresse og epostadresse under fanen kalt «profil», under ditt navn.

Feil og mangler

Dersom du mangler en utdanningsplan, får du ikke meldt deg opp til kurs. Ta kontakt med ph.d.-rådgiver på ditt forskningssenter.

Dersom du har problemer med innlogging til Studentweb, eller Feide, må du ta kontakt med IT-support.

Alle eksternt finansierte ph.d.-studenter betaler studieavgift. Fakturaen finner du i Studentweb, i samme periode som semesterregistreringen. Betalingen må være gjennomført før du får meldt deg opp til undervisning og eksamen. VID kan omadressere fakturaen til en tredjepart. Dette kan være arbeidsgiver, NAV eller andre som skal betale din faktura. Se hvordan dette gjøres på VIDs sider for semester- og studieavgifter.

Du skal rapportere på fremdrift hvert år og levere plan for det neste året.

Fristen for rapportering er 01. februar hvert år.

Du og din hovedveileder leverer hver deres rapport.

Lenke til årlig nettskjema for rapportering distribueres av ph.d.- rådgiver på ditt senter i god tid før fristen.

PhD on track er en nyttig ressurs for informasjon om forskningsformidling, publisering of åpen forskning og litteraturgjennomgang, og om hvordan man publiserer forskning. PhD on Track er et samarbeidsprosjekt mellom biblioteket ved Norges Handelshøyskole og universitetsbibliotekene i Oslo, Bergen og Aalborg.

Driftsbudsjett

Stipendiater ansatt ved VID tildeles driftsmidler for hele den avtalte stipendiatperioden (p.t. kr. 90.000).
Stipendiaten må selv følge med på hvor mye en bruker, men Tatiana Lund i Økonomiseksjonen kan kontaktes for å få oversikt over gjenstående midler. Driftsmidlene er tilknyttet et eget koststed (prosjektnummer). Stipendiater får tildlet koststedet av ph.d.-rådgiver ved oppstart. Alle utgifter må merkes med dette koststedet når stipendiaten legger de inn i Visma for godkjenning av leder.

Min Visma er tilgjengelig på engelsk. Vi tilbyr opplæringskurs for nyansatte i VISMA. Opplæringskurs finner du under kurs for nyansatte

Vi anbefaler at du lager en plan for bruk av ditt budsjett. Om du vil ha behov for språkvask av avhandlingen, er det viktig å sette av nok midler til dette.

Bruk av midler

Driftsmidlene kan disponeres fram til innlevering av avhandlingen. Ved revidering av avhandlingen kan driftsmidlene reaktiveres fram til ny innlevering.
Utgangspunktet for bruk av driftsmidler er at det innkjøpte skal være nødvendig for gjennomføring av forskerutdanningen.

Midlene kan brukes til en rekke utgifter, slik som (listen er ikke uttømmende):

• bøker
• spesielle programvarer VID ikke kjøper inn sentralt
• deltakelse på konferanser
• forskningsreiser, konferansedeltakelse og forskningsopphold
• relevante medlemskontingenter
• forskningsassistanse
• kjøp av teknisk utstyr til feltarbeid
• språkvask
• kursavgift for ph.d.-kurs ved andre institsjoner

Midlene er ikke lønn, derfor er VID eier av innkjøpt utstyr og bøker.

Midlene kan IKKE brukes til:

• å dekke disputasmiddag
• kjøp av bærbar datamaskin
• mobiltelefon
• nettbrett
• utstyr til hjemmekontor (skrivebord, bokhyller, kontorstol eller lignende)

Ansettelse av tredjepart

Når du skal ansette en tredjepart for arbeid til din doktorgrad følger du VIDs retningslinjer for midlertidig ansettelse. Alle midlertidig ansatte skal ha en arbeidskontrakt, og de må signere en taushetserklæring. Du er ansvarlig for alle data som behandles av en tredjepart i henhold til norsk personvernlovgivning og forskningsetikk.

Emner

Du skal gjennomføre obligatoriske og valgfrie emner i løpet av din doktorgradsutdannelse (tilsammen 30 studiepoeng). I studieplanen ligger en oversikt over alle emnene på hvert ph.d.-program.

Aktive kurs er tilgjengelige under presentasjonen av våre ph.d-programmer.

Søknad om innpass av eksterne emner

Dersom du avlegger eksterne emner som du ønsker skal erstatte et av emnene i studieplanen, må du søke om innpass av disse.

Ta kontakt med din ph.d.-rådgiver angående innpass av emne. Dokumenter som må følge søknaden: Karakterutskrift fra ekstern institusjon, pensumliste og emnebeskrivelse.

Framlegg

I tillegg til å avlegge studiepoenggivende kurs, skal du holde framlegg og være respondent på en annen sitt framlegg minst en gang pr studieår. Framlegg skjer i forskningsgruppe eller som seminar arrangert av forskningssentrene. Framlegg i en annen akademisk sammenheng kan godkjennes etter avtale.

Internasjonale konferanser og utenlandsopphold

Vi forventer at du deltar i internasjonale forskningskonferanser og følger anbefalinger om å bli en del av internasjonale forskningsnettverk og forskningssamarbeid.

Vi anbefaler også at du har opphold ved relevante internasjonale forskningsinstitusjoner. Se muligheter under ph.d.-mobilitet.

Generiske kurs for forskerutdanningen

VID tilbyr generiske kurs til alle ph.d.-studenter ved VID vitenskapelige høgskole. Målet med kursene er at de kan være til nytte for studenten enten i arbeidet med avhandlingen eller som et ledd i karriereutviklingen.

Kursene er ikke poenggivende, og lengden på kursene varierer. De aller fleste gjennomføres på Zoom mens noen gjennomføres fysisk. Kursene skal være praktiske og utvikle ferdigheter som er nyttige for studenten. De aller fleste kursene er på engelsk.

Alle generiske kurs er lagt inn i eget emne i Canvas: «PhD Generic courses». Der vil ph.d.-studentene ha oversikt over hvilke generiske kurs det er mulig å melde seg på til enhver tid.

Shut up & write!

Shut up & write er månedlige samlinger organisert av forskningssentrene. Ph.d.-studenter møtes for et heldags skriveverksted med sosiale pauser. Konseptet er enkelt, vi skriver sammenhengende i 45 minutter, pause i 15 minutter for sosialisering og mulighet til å dele tanker og ideer.

Hver samling starter med en felles samtale der hver enkelt forteller om sine mål og forventninger før 45/15-minutters intervaller begynner.

Å skrive sammen (men samtidig individuelt) fremmer konsentrasjon, det er sosialt og effektivt. Med Shut up & write-modellen, blir ph.d.’en din en litt mindre ensom prosess.

Shut up & write organiseres som et hybrid arrangement, som betyr at studenter kan velge om de deltar fysisk eller digitalt. Samlingene foregår på engelsk (så fremt det er engelskspråklige deltakere tilstede).

Det oppnevnes normal en hovedveileder og en medveilder til alle ph.d.-studenter. Du er forventet å benytte deg aktivt av veiledningen som er en viktig del av din faglige utvikling og bruke veiledningstimene til å få respons på utkast til avhandlingen eller andre tekstarbeider. Veilederne har retningslinjer for responstid. Eksempelvis er responstid for full kappetekts inntil to uker. Normer for responstid for de ulike arbeidene finner du i Retningslinjer og utfyllende bestemmelse, Del 3, 1b)

Veilederne får tildelt en total tidsressurs som i dag er 210t, fordelt på hele opptaksperioden og veilederteamet. Eksempelvis tildeles en hovedveileder 47t per år i 3 år. Denne tildelingen inkludere all for- og etterarbeid samt selve veiledersamtalen.

Om du ikke blir ferdig på normert tid, er det mulig å søke om ekstra veiledningstid én gang. Søknaden må være innsendt senest siste dag av normert tid for at den skal bli behandlet. Søknaden skal rettes til senterleder og en anbefaling fra veileder må legges ved. Ta kontakt med din ph.d.-rådgiver for mer informasjon om søknadsprosessen.

Internasjonalisering stipend

Ph.d.-studenter oppfordres til å ha et opphold utenlands i løpet av stipendiatperioden. Det lyses årlig ut internasjonaliseringsstipend for ph.d.studenter. Stipendet gjelder for et lengre opphold ved en akademisk institusjon i utlandet.

Per dags dato har tildeling av stipend til opphold på minimum tre, maksimal seks måneder prioritet. Det er imidlertid også mulig å søke om stipend for opphold på minimum en måned. Disse tildeles kun dersom det fortsatt er midler tilgjengelig. Satsene for internasjonaliseringsstipendet er per dags dato på kr 10.000 per måned, og kr. 15.000 per måned om du reiser sammen med familie. Du må laste opp dokumentasjon på opphold hos gjesteinstitusjon som del av søknaden, du kan bruke The Visiting Scholar Agreement .

80% av stipendet utbetales fra økonomiseksjonen ved mottak av tildelingsbrevet (husk koststed/prosjektnummer). Resten betales ut når reisen er gjennomført, og regnskap og kvitteringer er levert.

Årlig søkandsfrist for internasjonaliseringsstipend er 1. mars. Informasjon om søknadsprosess og utlysning fås hos senterlederne ved hvert ph.d.-program.

Erasmus+ stipend

Ph.d.-studenter kan også søke om Erasmusstipend både som studenter med søknadsfrist 1. februar og 1. september og som ansatte (løpende frist). Du finner mer informasjon her.

HUSK: Det er anbefalt å oppsøke IT support på ditt campus før avreise for råd om tilganger og hvordan du kan redusere risiko under ditt utenlandsopphold.

Doktoravhandlingen kan skrives enten som en monografi eller som en artikkelbasert avhandling. For begge typer avhandling gjelder bestemmelsene i dokumentet Retningslinjer og utfyllende bestemmelser for ph.d.-utdanningene ved VID vitenskapelige høgskole som du finner under fanen Regelverk for ph.d. For kappen til artikkelbaserte avhandlinger har VID utarbeidet en egen kappeveileder.

Veiledning til dokumentstruktur

Maler

Det er utarbeidet maler til monografi og artikkelbasert avhandling.

Brødtekst, marger og skriftstørrelse

• Brødteksten er den teksten som kalles «normal» i tekstbehandlingsprogrammet. Vær forsiktig med bruk av utheving, kursivering, understreking mv.
• Punktstørrelse: Det mest vanlige er 11 i en moderne font som Calibri eller 12 i en tradisjonell font som Times New Roman.
• Linjeavstand er vanligvis halvannen (1,5)
• Venstrejustert tekst med flytende høyremarg (ikke blokkjustert) gir best leselighet.
• Topp- og bunnmarg skal være minst 2,5 cm.
• I tabeller, figurer, fotnoter og referanseliste kan du bruke mindre punktstørrelse og enkel linjeavstand så lenge hensynet til lesbarhet er godt ivaretatt.
• Det skal aldri være mer enn ett mellomrom etter hvert ord eller tegn. Hvis du trenger større mellomrom (innrykk), bruk tabulatortasten.
• Videre veiledening på Søk & skriv

Avhandlingen trykkes i svart/hvit, så unngå å bruke farger i overskrifter, diagrammer osv. for å forsikre lesbarhet.

Alle ph.d.-studenter skal gjennomføre en midtveisevaluering. Midtveisevaluering gjennomføres når du er omtrent halvveis i ph.d.-perioden.

• VIDs retningslinjer for midtveisevaluering
• Skjema for selvevaluering

I «Retningslinjer og utfyllende bestemmelser for ph.d.-utdanningene ved VID vitenskapelige høgskole» står det følgende om sluttevaluering:

Doktorgradsstudenten gis tilbud om å gjennomføre en sluttevaluering 2-3 måneder før avhandlingen forventes innlevert, i form av et sluttseminar, alternativt sluttlesning, med én (1) evaluator.

På grunnlag av et utkast til avhandlingstekst skal studenten gis en vurdering av rådgivende art for det resterende arbeidet med avhandlingen. Hovedveileder har i samråd med doktorgradsstudenten ansvaret for å arrangere sluttevalueringen. Evaluator ved sluttevaluering kan ikke være medlem av komiteen for bedømmelse av ph.d.-avhandlingen.

Formål
Hovedformålet er en evaluering av den vitenskapelige kvaliteten på avhandlingen ved nær ferdigstillelse (såkalt 90% evaluering).
Sluttevalueringen er i form av et sluttseminar eller en sluttlesning.

Et sluttseminar er en muntlig vurdering av avhandlingen som engasjerer kandidaten i en kritisk dialog om elementer i avhandlingen som må adresseres for å kunne ferdigstille og levere denne inn til formell bedømmelse.

Et sluttseminar kan enten være et

1. åpent digitalt, fysisk eller hybrid seminar som blir annonsert på VID sine hjemmesider
   eller et

2. lukket digitalt, fysisk eller hybrid seminar med inviterte deltakere

En sluttlesning er en skriftlig vurdering av utkastet til avhandlingen som gir råd for det resterende arbeidet slik at det tydeliggjøres for studenten hva som er nåværende status på avhandlingen og arbeid påkrevd for å kunne ferdigstille og levere inn til formell bedømmelse.

En sluttlesning består av:

• Skriftlige tilbakemeldinger i avhandlingsteksten samt et overordnet notat som sendes til studenten, hovedveileder og senterleder.

Snakk med hovedveilederen din om du ønsker å gjennomføre en sluttevaluering.

Stipendiater: I henhold til Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3, kan stipendiatens ansettelsesperiode forlenges ved godkjent sykefravær, permisjon og andre særskilte tilfeller.

• Stipendiater må registere sykefravær og permisjon i "min Visma". HR foretar en beregning av ny sluttdato 15. april og 15. oktober basert på informasjonen i VISMA.
• Forlengelse i forbindelse med tillitsvalgvervet blir behandlet av HR etter bekreftelse av fullført verv fra Senterleder
• Forlengelser som krever søknad må sendes innen 15. april og 15.oktober hvert år. Du finner mer informasjon i personalhåndboken eller kontakt din ph.d.- rådgiver.

Eksternfinansierte ph.d.-kandidater (inkludert offentlig- og nærings-ph.d.): Eksternfinansierte ph.d.-kandidater som har hatt fravær fra ph.d.-utdanningen (sykdom, foreldrepermisjon, mm.) kan søke om ny sluttdato hos sin arbeidsgiver.

• Arbeidsgiver må lage en skriftlig bekreftelse på forlengelse av ph.d.-perioden og ny sluttdato.
• Ph.d.-studenter som ikke har en arbeidsgiver, men er finansiert av f.eks. stipend, må legge ved annen dokumentasjon på fraværet, for eksempel legeerklæring.
• Dokumentasjonen må sendes til ph.d.-rådgiver per epost.
• Dersom du per i dag har VID e-post og ønsker videre tilgang, må du legge ved ny søknad om midlertidig tilgangsstyring for å beholde denne.

Ph.d.-studenter kan søke om forlenget tid (utvidet studierett) i doktorgradsprogrammet når normert tid for ph.d.-studiet er opphørt. Søknad om forlenget tid kan innvilges med ett (1) år av gangen. Det kan søkes om forlengelse flere ganger innenfor avtaleperiodens maksimaltid (4 år etter normert tid).

Søknaden skal:

• Inneholde fremdriftsplan
• Være anbefalt av doktorgradsstudents hovedveileder

For å beholde tilgang til VID-epost og VID sine systemer må du legge ved "avtale om tilgangsstyring" ved søknaden. Dette gjelder ikke om du er fast ansatt ved VID i en annen stilling. Skjema til "avtale om tilgangsstyring" og "avtale om tilgangsstyring med digital signatur".

• Ph.d.-student ved Senter for diakoni og profesjonell praksis, søk her
• Ph.d.-student ved Senter for religion og global kristendom, søk her

Frist: Søknaden bør sendes inn senest tre måneder før nåværende periode utløper. Søknaden må behandles i det relevante doktorgradsutvalg. Du vil mota bekreftelse i etterkant av saksbehandlingen.

For mer informasjon om utvidet studierett, se utfyllende retningslinjer

For mer informasjon, kontakt din ph.d.-rådgiver:
SDP: SDP-PHD-support@vid.no 
CWCR: smg-phd-support@vid.no
SHS: kari.voll@vid.no

Tillitsvalgtrollen er en viktig rolle som gir mulighet til å påvirke og forbedre ph.d. utdanningen og erfaringen som ph.d. student ved VID.

• Tillitsvalgte representerer alle ph.d. studentene, tar opp saker på vegne av medstudenter og har mulighet til å komme med direkte innspill.
• Tillitsvalgte deltar på relevante utvalg, ansettelseskomite og møter med senterledere
• Tillitsvalgte er ansvarlige for å holde regelmessige ph.d. forum.
• Det gjennomføres årlige valg av to tillitsvalgte blant ph.d. studentene
• Vervet holdes for et kalenderår (jan-des) og kan kun innehas en gang.
• Det er forventet lik arbeidsfordeling mellom de to tillitsvalgte.
• Tillitsvalgtvervet gis en tidsgodtgjørelse på to uker.

For mer informasjon, kontakt din ph.d. senterleder.

Ph.d.-forum er ph.d.-studentenes arena for utveksling av erfaringer. Forumet tar form som allmøter, der utelukkende ph.d.-studenter deltar. Disse finner sted to ganger per semester. Datoer fastsettes innen starten av hvert semester av tillitsvalgte som har ansvar for å invitere samtlige. Forumet har et eget driftsbudsjett som kan brukes til bevertning, eksterne bidrag eller liknende.

Din psykiske helse er viktig! Mange opplever det stressende å ta en ph.d. Det er utfordrende å balansere forskning og livsmestring og samtidig ivareta egen mental og fysisk helse. Føler du at det er tungt for tiden, snakk med noen og søk hjelp. Her er en oversikt over støttetilbud for psykisk helse.

• Er det behov for akutt hjelp, ring 113
• Kontakt fastlegen din
• Oversikt over tilbud og tjenester innen psykisk helsehjelp i kommunen der du bor:
  • Oslo
  • Stavanger
  • Bergen
• Lavterskeltilbud for psykisk helsehjelp i kommunen der du bor.
  • Oslo
  • Stavanger
  • Bergen
• Bedriftshelsetjenesten kan bidra om du opplever utfordringer med det psykososiale arbeidsmiljøet. De har taushetsplikt.
• Mental helse har tjenester hvis du trenger noen å snakke med. Ring 116 123 (hjelpetelefon). De har også fylkeslag med lokale arrangementer rundt der du bor.
• Ph.d. -podden er en podkast for ph.d. kandidater i Norge med fokus på livet som ph.d. kandidat, karriere, praktiske tips og psykisk helse. Publisert av UiO.
• Fagforeningen din kan holde kurs som omhandler stressmestring og støtter god mental helse. Sjekk nettsiden til din fagforening for mer informasjon
• Managing your mental health during your PhD: A survival guide av Zoe Ayres. Boken er tilgjengelig fra biblioteket og det er mye og god informasjon på nettsiden hennes.
• Det finnes støttenede miljøer på sosiale medier, se #phdchat, #academicchat med fler.
• Ta kontakt med din nærmeste leder eller Trine Powell i forskningsadministrasjonen for en fortrolig samtale.