Rutiner for søknader

Rutinene nedenfor gjelder alle søknader som er eksternfinansierte. Rutinene gjelder for både bidragsprosjekter og oppdragsprosjekter.

Forankring hos ledelsen

Alle søknader om ekstern finansiering skal godkjennes av ledelsen ved din enhet.
Det er både økonomiske og faglige grunner til at det er viktig med god forankring.
Tidlig forankring gjør det enklere å få god administrativ støtte.
Godkjenning fra leder skal dokumenteres og sendes til prosjektstøtte via e-post eller annet.

Alle planlagte prosjektsøknader skal meldes prosjektstøtteteamet via Serviceportalen
Inne på Serviceportalen klikker du på «Prosjektstøtte - Forskningsadministrasjonen».
Prosjektrådgiver avtaler deretter oppstartsmøte med prosjektleder

Oppstartsmøte har som hensikt å kartlegge prosjektgruppens bistandsbehov.
Prosjektrådgiver fyller ut skjema for oppstartssamtale.
Prosjektrådgiver avtaler budsjettmøte med prosjektgruppen, og inkluderer da prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar (dersom dette er en annen)
Prosjektrådgiver planlegger øvrig behov for støtte og/eller avklaringer frem mot innsendelse av prosjektsøknaden, inkludert frister for kvalitetssikring av tekst og budsjett

Alle søknadsbudsjetter skal utvikles i samarbeid med prosjektrådgiver.
Intern budsjettmal skal alltid benyttes, i tillegg til eventuell mal fra finansiør.
Alle prosjekter totalbudsjetteres, det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteter i prosjektet skal synliggjøres. Dette gjøres uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.
Prosjektrådgiver med budjsetteringsansvar skal kvalitetssikre budsjett hos økonomiseksjonen ved prosjektkontroller.
Budsjettet skal godkjennes av ledelsen. Alle budsjetter skal først godkjennes av prosjektleders nærmeste leder og prodekan for forskning (pluss instituttleder ved fakultet som har instituttleder).
Om prosjektets totalbudsjett er på over 500 000 skal budsjettet også godkjennes av dekan

Enheten som søknaden sendes fra har ansvaret for kvalitetssikring av det faglige innholdet i søknaden. Dekaner og prodekan for forskning (eller senterledere for sentre utenfor fakultetene) har ett overordnet ansvar for å sørge for at dette skjer på en hensiktsmessig måte, ved enten å selv kvalitetssikre teksten, eller ved å delegere dette til personer med rett (spiss)kompetanse.
Søknadstekster rettet mot EU og NFR kan etter avtale kvalitetssikres av en prosjektrådgiver, og i noen tilfeller av eksterne konsulenter dersom bruk av ekstern konsulent er godkjent av prorektor for forskning. Prosjektrådgivere orienterer om gjeldende rutiner til aktuelle søkere.

Prosjektleder har det overordnede ansvaret for å sende inn søknad til rett tid.
Prosjektleder er ansvarlig for innleggelse av tekst og vedlegg i portal, men prosjektrådgiver kan bistå ved behov (f.eks. NFR-portalen, Espresso, Funding & Tenders Portal o.l.).
I de tilfeller innsending av søknad ikke kan effektueres av prosjektleder (f.eks. via spesifikke plattformer med tilgangsstyring) skal prosjektrådgiver sende inn søknaden sammen med prosjektleder.
Prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar er den som legger inn budsjettet i de ulike portalene

Ved innvilgelse av prosjekt vil prosjektrådgiver bistå med kontraktinngåelse og opprettelse av internt prosjektnummer, i samarbeid med økonomiseksjonen
Prosjektleder er ansvarlig for rapporteringer underveis i prosjektet i dialog med prosjektrådgiver og prosjektkontroller.
Prosjektrådgiver bistår, utover det overnevnte, med forskningsadministrativ støtte under hele prosjektperioden. Denne innebærer først og fremst å avklare spørsmål, og ved behov, knytte prosjektleder i kontakt med rette ressurspersoner. Dette gjelder for eksempel ressurspersoner knyttet til for eksempel KOM, HR, økonomi eller forskningsdatahåndtering.
Prosjektrådgiver kan etter avtale yte annen form for støtte som for eksempel bistand i forbindelse med organisering av konferanser eller andre større arrangementer etter avtale. Her prioriteres NFR og EU-finansierte prosjekter

Søknad og tilhørende dokumenter skal arkiveres i P360 av ansvarlig prosjektrådgiver. Send en kopi av søknaden til din prosjektrådgiver.
Dialog med finansiør (for eksempel avslag eller tildeling) skal også arkiveres.
Eventuelle endringer i budsjett eller kontrakt for innvilgede prosjekter skal også arkiveres i P360 og erstatter tidligere budsjett og kontrakt. Prosjektrådgiver effektuerer arkiveringen.

Ved avslutning av prosjekt kaller prosjektrådgiver inn til avslutningsmøte. Teamleder for prosjektstøtteteamet kalles inn ved behov.
Avslutningsmøtet har som hensikt å gjøre en overordnet evaluering av prosjektet og prosjektstøtteteamets støtte inn mot dette.
Prosjektstøtteteamets egen mal for sluttrapport brukes i forbindelse med avslutningsmøtet.
Prosjektrådgiver arkiverer sluttrapport i P360.
Prosjektets sak i P360 og nettsider avsluttes eller flyttes (avhengig av webløsning)