Rutiner for søknader
Rutinene nedenfor gjelder alle søknader som er eksternfinansierte. Rutinene gjelder for både bidragsprosjekter og oppdragsprosjekter.
Forankring hos ledelsen
- Alle søknader om ekstern finansiering skal godkjennes av ledelsen ved din enhet.
- Det er både økonomiske og faglige grunner til at det er viktig med god forankring.
- Tidlig forankring gjør det enklere å få god administrativ støtte.
- Godkjenning fra leder skal dokumenteres og sendes til prosjektstøtte via e-post eller annet.
Meld inn prosjekt via Serviceportalen
- Alle planlagte prosjektsøknader skal meldes prosjektstøtteteamet via Serviceportalen
- Inne på Serviceportalen klikker du på «Prosjektstøtte - Forskningsadministrasjonen».
- Prosjektrådgiver avtaler deretter oppstartsmøte med prosjektleder
Oppstartsmøte med prosjektrådgiver
- Oppstartsmøte har som hensikt å kartlegge prosjektgruppens bistandsbehov.
- Prosjektrådgiver fyller ut skjema for oppstartssamtale.
- Prosjektrådgiver avtaler budsjettmøte med prosjektgruppen, og inkluderer da prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar (dersom dette er en annen)
- Prosjektrådgiver planlegger øvrig behov for støtte og/eller avklaringer frem mot innsendelse av prosjektsøknaden, inkludert frister for kvalitetssikring av tekst og budsjett
Budsjettutarbeidelse og budsjettgodkjenning
- Alle søknadsbudsjetter skal utvikles i samarbeid med prosjektrådgiver.
- Intern budsjettmal skal alltid benyttes, i tillegg til eventuell mal fra finansiør.
- Alle prosjekter totalbudsjetteres, det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteter i prosjektet skal synliggjøres. Dette gjøres uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.
- Prosjektrådgiver med budjsetteringsansvar skal kvalitetssikre budsjett hos økonomiseksjonen ved prosjektkontroller.
- Budsjettet skal godkjennes av ledelsen. Alle budsjetter skal først godkjennes av prosjektleders nærmeste leder og prodekan for forskning (pluss instituttleder ved fakultet som har instituttleder).
- Om prosjektets totalbudsjett er på over 500 000 skal budsjettet også godkjennes av dekan
Kvalitetssikring av søknadstekst
- Enheten som søknaden sendes fra har ansvaret for kvalitetssikring av det faglige innholdet i søknaden. Dekaner og prodekan for forskning (eller senterledere for sentre utenfor fakultetene) har ett overordnet ansvar for å sørge for at dette skjer på en hensiktsmessig måte, ved enten å selv kvalitetssikre teksten, eller ved å delegere dette til personer med rett (spiss)kompetanse.
- Søknadstekster rettet mot EU og NFR kan etter avtale kvalitetssikres av en prosjektrådgiver, og i noen tilfeller av eksterne konsulenter dersom bruk av ekstern konsulent er godkjent av prorektor for forskning. Prosjektrådgivere orienterer om gjeldende rutiner til aktuelle søkere.
Innsending av søknad
- Prosjektleder har det overordnede ansvaret for å sende inn søknad til rett tid.
- Prosjektleder er ansvarlig for innleggelse av tekst og vedlegg i portal, men prosjektrådgiver kan bistå ved behov (f.eks. NFR-portalen, Espresso, Funding & Tenders Portal o.l.).
- I de tilfeller innsending av søknad ikke kan effektueres av prosjektleder (f.eks. via spesifikke plattformer med tilgangsstyring) skal prosjektrådgiver sende inn søknaden sammen med prosjektleder.
- Prosjektrådgiver med budsjetteringsansvar er den som legger inn budsjettet i de ulike portalene
Oppfølgning underveis
- Ved innvilgelse av prosjekt vil prosjektrådgiver bistå med kontraktinngåelse og opprettelse av internt prosjektnummer, i samarbeid med økonomiseksjonen
- Prosjektleder er ansvarlig for rapporteringer underveis i prosjektet i dialog med prosjektrådgiver og prosjektkontroller.
- Prosjektrådgiver bistår, utover det overnevnte, med forskningsadministrativ støtte under hele prosjektperioden. Denne innebærer først og fremst å avklare spørsmål, og ved behov, knytte prosjektleder i kontakt med rette ressurspersoner. Dette gjelder for eksempel ressurspersoner knyttet til for eksempel KOM, HR, økonomi eller forskningsdatahåndtering.
- Prosjektrådgiver kan etter avtale yte annen form for støtte som for eksempel bistand i forbindelse med organisering av konferanser eller andre større arrangementer etter avtale. Her prioriteres NFR og EU-finansierte prosjekter
Arkivering av søknad
- Søknad og tilhørende dokumenter skal arkiveres i P360 av ansvarlig prosjektrådgiver. Send en kopi av søknaden til din prosjektrådgiver.
- Dialog med finansiør (for eksempel avslag eller tildeling) skal også arkiveres.
- Eventuelle endringer i budsjett eller kontrakt for innvilgede prosjekter skal også arkiveres i P360 og erstatter tidligere budsjett og kontrakt. Prosjektrådgiver effektuerer arkiveringen.
Avslutning av prosjekt
- Ved avslutning av prosjekt kaller prosjektrådgiver inn til avslutningsmøte. Teamleder for prosjektstøtteteamet kalles inn ved behov.
- Avslutningsmøtet har som hensikt å gjøre en overordnet evaluering av prosjektet og prosjektstøtteteamets støtte inn mot dette.
- Prosjektstøtteteamets egen mal for sluttrapport brukes i forbindelse med avslutningsmøtet.
- Prosjektrådgiver arkiverer sluttrapport i P360.
- Prosjektets sak i P360 og nettsider avsluttes eller flyttes (avhengig av webløsning)
Tidslinje for prosjektsøknadsprosessen
