Retningslinjer for evaluering av studiekvalitet ved VID vitenskapelige høgskole

Godkjent av rektor 12.06.2017.

Anbefalt revidert av Utdanningsutvalget og godkjent av prorektor for utdanning 30.09.2021, 22.09.2022, 04.07.2024, 12.03.2025.

1. Bakgrunn og hensikt

Evalueringssystemet er en del av det systematiske kvalitetsarbeidet ved høgskolen. Målet med evaluering er å innhente kunnskap om utdanningsaktiviteten for å sikre kontinuerlig utvikling, avdekke sviktende kvalitet og dokumentere kvaliteten ved alle studietilbud i VID, i henhold til § 1-7 og § 1-8 i Forskrift til universitets- og høyskoleloven. Hensikten med retningslinjene er å tilrettelegge for tydelige rammer for evalueringsarbeidet og felles evalueringskultur i VID.

2. Ansvar

Det forventes medvirkning fra studenter og ansatte i evalueringsarbeidet.

Studentenes tilbakemeldinger er verdifulle for et velfungerende evalueringssystem. Tillitsvalgte studenter og studentrepresentanter i ulike råd og utvalg er viktige samarbeidspartnere i evalueringsarbeidet.

Emneansvarlige har ansvar for å gjennomføre emneevalueringer, analysere evalueringsresultatene, drøfte disse i aktuelle fora og gjøre endringer i emnet for å utvikle kvaliteten på emnene. Resultater fra emneevalueringene skal gjøres kjent via læringsplattformen og diskuteres med studentene. Ved oppstart av undervisning informeres det nye kullet om hvordan emnet har blitt evaluert tidligere, hva som eventuelt er endret, samt hvor resultatene for dette er gjort tilgjengelig. Emneansvarlige har ansvar for å skrive emnerapport/notat, som er dokumentasjonen av emneevalueringen.

Studieprogramansvarlig har ansvar for at emner og studieprogrammet evalueres etter retningslinjene. Studieprogramansvarlig har ansvar for å skrive en årlig kvalitetsrapport om utvikling av studieprogrammet, hvor aktuelle funn fra emnerapport/notat inngår, med eventuelle endringstiltak for å utvikle kvaliteten på programmet.

Faglige enhetsledere (prorektor/dekaner/instituttledere) har overordnet ansvar for å følge opp evalueringsresultater og vedtatte tiltak.

Rådgiver for utdanningskvalitet har ansvar for å koordinere og videreutvikle evalueringsarbeidet på høgskolenivå. Se tabell under for detaljert ansvarsfordeling knyttet til enkeltevalueringer.

3. Evalueringer i VID

I løpet av en 6-årsperiode vil høgskolen ha samlet data om alle forhold knyttet til studentenes læringsbane ved alle studieprogram, fra søker til fullført kandidat. Følgende evalueringer utføres i VID:

Nasjonale evalueringer

Studiebarometeret

Studiebarometeret viser studentenes oppfatninger om kvalitet i studieprogrammer ved norske høyskoler og universiteter. Formålet med Studiebarometeret er å styrke arbeidet med kvalitetsutvikling i høyere utdanning og gi nyttig informasjon om studiekvalitet (www.nokut.no).

Underviserundersøkelsen

Underviserundersøkelsen er et supplement til Studiebarometeret. Formålet med denne er å innhente informasjon om undervisernes syn på utdanningskvalitet og med dette styrke kunnskapsgrunnlaget om utdanningskvalitet (www.nokut.no).

Kandidatundersøkelsen

Undersøkelsen fungerer som en «temperaturmåler» på arbeidsmarkedet og gir informasjon om hvor lett/vanskelig det er for nyutdannede å få innpass i arbeidslivet. Den innhenter også informasjon om kandidatenes oppfatninger om utdanningenes kvalitet og relevans. Omfatter som regel kandidatgrupper med høyere grads eksamen (www.nifu.no).

SHoT – Studentenes Helse- og Trivselsundersøkelse

SHoT er landets største undersøkelse av studenters helse og trivsel og inneholder detaljert informasjon om psykisk og fysisk helse, livskvalitet, helserelatert atferd, demografi og mer studiespesifikk informasjon (www.fhi.no).

Fellesevalueringer i høgskolen

Studiestartundersøkelse

Undersøkelsen innhenter data om studentenes tilfredshet med informasjon og mottakelse ved studiestart, fadderprogram, markedsføring, introduksjon til studiet, m.m.

Læringsmiljøundersøkelse

Læringsmiljøundersøkelsen kartlegger studentenes tilfredshet med sitt fysiske og psykososiale læringsmiljø og muligheter for medvirkning. Resultatene skal danne grunnlag for nødvendige forbedringer i studentenes læringsmiljø.

Kandidatundersøkelse

Kandidatundersøkelsen innhenter informasjon om kandidatenes overgang til arbeidslivet.

Evalueringer ved fakultetene og sentrene

Periodiske evalueringer av studieprogram

Ifølge Universitets- og høgskoleforskriften § 1-8 skal institusjonen gjennomføre periodiske evalueringer av studietilbudene sine. Representanter fra arbeids- eller samfunnsliv, studenter og eksterne sakkyndige, som er relevante for studietilbudet, skal bidra i evalueringene. Evalueringsresultatene skal være offentlige.

Emneevalueringer

Studenters og emneansvarliges evaluering av forhold som er relevant for kvaliteten i emnet, samt evaluering av vurderingsformer.

Praksisstedets evaluering av praksisstudier

Praksisveileders evaluering av samarbeidet med høgskolen om praksisstudier: Erfaringer, rutiner for mottak av studenter, praksisstedets faglige oppfølging av studenter og andre forhold som har betydning for gjennomføringen av praksisperioden.

Evaluering av utenlandsopphold

Gir informasjon om utreisende og innreisende studenters erfaringer med utenlandsopphold.

Evaluering av fullført ph.d.-program

Måler kandidatens overordnet tilfredshet med fullført ph.d.-program.

Ph.d.-undersøkelse og fremdriftsrapportering

Innhenter informasjon om ph.d.-kandidatenes opplevelse av kvalitet i ph.d.-programmet.

Valgfrie evalueringer ved fakultetene som kan gjennomføres ved behov

Evaluering av gjennomført studieprogram

Undersøkelsen måler overordnet tilfredshet med fullført studieprogram, herunder praksisstudier og utvekslingsopphold studenten har gjennomført.

Arbeidsgiverundersøkelse (avtakerundersøkelse)

Arbeidsgiverundersøkelsen skal kartlegge arbeidslivets oppfatninger av nyansatte kandidaters samlede kvalifikasjoner.

Fortløpende tilbakemeldinger

Si fra-systemet

I tillegg til studentevalueringer har studenter anledning til å gi fortløpende tilbakemeldinger på sin opplevelse av utdanningskvalitet og læringsmiljø. Dette kan foregå i direkte dialog med høgskolens ansatte eller via Si fra-systemet.

4. Evalueringsfrekvens

Evalueringsfrekvens for ulike evalueringer fremgår av tabellene under punkt 11. Tidspunkt for gjennomføring er veiledende og kan justeres. Rådgiver for utdanningskvalitet har ansvar for å utarbeide årshjul for fellesevalueringene, mens ledelsen ved fakultetene/sentrene sørger for at det utarbeides årshjul for fakultetsvise/sentervise evalueringer. Årshjul gjøres kjent blant studenter og ansatte, og publiseres i Kvalitetshåndboken. Hvis det er gjennomført større tiltak, kan evaluering rettes mot dette området utenom ordinær evalueringssyklus. Dette gjelder også oppstart av nye studier eller større revideringer av studieprogram.

5. Gjennomføring

Det er utarbeidet felles evalueringsskjema for alle skriftlige evalueringer i høgskolen. Skjemaene behandles i Utdanningsutvalget og godkjennes av prorektor for utdanning. Skjemaene som brukes til emne- og programevalueringer kan tilpasses det enkelte emne/studieprogram av emneansvarlig og studieprogramansvarlig.

Undersøkelsene gjennomføres som regel digitalt. Rådgiver for utdanningskvalitet har, i samarbeid med Studieseksjonen, ansvar for å sette opp og distribuere undersøkelsene som gjennomføres på høgskolenivå. Evalueringer som skal gjennomføres på enhetsnivå settes opp og distribueres av fakultetets/senterets administrasjon etter oppsatt/vedtatt årshjul. Skriftlige evalueringer er anonyme eller skal behandles konfidensielt (kvalitative undersøkelser/få respondenter).

Alle nødvendige ressursdokumenter i forbindelse med evalueringssystemet, som retningslinjer, rutinebeskrivelser, spørreskjema og diverse maler, skal være tilgjengelige i Kvalitetshåndboken.

6. Rapportering

Emner evalueres etter hver gang emnet gjennomføres:

Hver tredje gang et emne gjennomføres, oppsummerer emneansvarlig emneevalueringen i en emnerapport. En emnerapport skal omfatte en vurdering av studentevaluering, kommentarer til evaluering av vurderingsformer, omtale av arbeidet med oppfølging av tidligere evalueringer, forslag til eventuelle tiltak m.m. Emnerapportene inngår også som analysegrunnlag i studieprogramrapporten. Det er utarbeidet en felles mal for emnerapport.

De årene der emneansvarlig ikke skriver en emnerapport, skriver emneansvarlig et kort emnenotat. Emnenotatet inneholder relevant informasjon fra studenttilbakemeldingene og en kort redegjørelse som omhandler forhold som har betydning for kvaliteten i emnet, med eventuelle forslag til endringer for å utvikle kvaliteten på emnet. Studenttilbakemeldingene innhentes etter valgfri metode, og metoden skal omtales i emnenotatet. Emnenotatet sendes til studieprogramansvarlig, som vurderer tiltak utfra kvalitetsarbeidet.

For hvert studieprogram utarbeides det en årlig kvalitetsrapport som omfatter en vurdering av alle gjennomførte evalueringer i det aktuelle kalenderåret, samt andre relevante datakilder slik som DBH og FS (antall studenter, frafall, karakterer m.m.). I rapporten skal resultatene av studentevalueringene analyseres og vurderes og eventuelle tiltak for å følge opp resultatene presenteres. Videre skal tiltak som er fulgt opp fra forrige rapport evalueres. Studieprogramansvarlig har ansvar for dette. Rapportene danner grunnlaget for fakultetets/avdelingens årlige kvalitetsrapport.

Fellesevalueringer oppsummeres i egne evalueringsrapporter på institusjonsnivå, der resultatene blir analysert og forslag til forbedringer fremmet. Studieprogramansvarlig har ansvar for å analysere resultatene på studieprogramnivå i den årlige kvalitetsrapporten.

Basert på fakultetenes og avdelingenes kvalitetsrapporter utarbeides det en samlet rapport om systematisk arbeid med utdanningskvalitet ved høgskolen som behandles i Utdanningsutvalget og høgskolens ledermøte. Endelig rapport legges frem for høgskolestyret.

7. Behandling

I tabellene under punkt 11 er de ulike behandlingsnivåene presentert. For noen evalueringer er det behov for en trinnvis behandling, mens det for andre kan gjøres parallelt. Formålet er at utvalg og enheter gis mulighet til å uttale seg før endelig rapport ferdigstilles og behandles av siste instans.

8. Publisering

Alle rapporter, både fra fellesevalueringer og på fakultets-/avdelingsnivå, samt emnenotater arkiveres i 360 etter følgende oppsett:

Det opprettes egen sak for alle emnerapporter/-notater og egen sak for alle studieprogramrapporter for hvert kalenderår pr fakultet (institutt der det er aktuelt). Saksnavn skal inneholde fullt navn på fakultet/institutt uten forkortelser og aktuelt kalenderår.

For å lette tilgang til tidligere rapporter kan disse i tillegg lagres i fakultetenes Teams-områder etter valgfritt oppsett. Eventuell lagring i Teams er kun et supplement og kan ikke erstatte arkivering i P360.

Oppsummeringer fra fellesevalueringene publiseres i Kvalitetshåndboken. Informasjon om resultater sendes også til Studentparlamentet, aktuelle ledere og utvalg (se tabell under for detaljert oversikt). På grunn av anonymitets-/ konfidensialitetshensyn skal det ikke publiseres funn fra evalueringer i ubearbeidet form.

9. Tiltak

Dersom det blir avdekket svikt i studiekvaliteten, skal det innen rimelig tid iverksettes målrettede tiltak på lavest mulig nivå i organisasjonen.

10. Revisjon av evalueringssystemet

Høgskolen skal ha gjennomgang av alle dokumentene tilhørende evalueringssystemet hvert 5. år for å vurdere om det fungerer etter hensikten.

11. Oversikt, evalueringer, frekvens og ansvar

Nasjonale evalueringer

Studiebarometeret

Tidspunkt for gjennomføring:	Oktober
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:	2. års BA-studenter, 2. og 5. års MA-studenter
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Gjennomføres av NOKUT. Oppsummeres av Rådgiver for utdanningskvalitet; Resultatene vurderes av studieprogramansvarlig i årsrapport for studieprogram.
Behandling:	VID studentorganisasjon Fagutvalg på studie-programnivå Fakultetsledelse Utdanningsutvalget Rektors ledermøte

 

Underviserundersøkelsen

Tidspunkt for gjennomføring:	Varierer
Frekvens:
Målgruppe:	Alle vitenskapelige ansatte
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Gjennomføres av NOKUT
Behandling:	VID studentorganisasjon Utdanningsutvalget

 

Kandidatundersøkelsen (Den nasjonale kandidatundersøkelsen)

Tidspunkt for gjennomføring:	November
Frekvens:	Oddetalsår
Målgruppe:	Kandidater med høyere grads eksamen og utvalgte grupper med lavere grad et halvt år etter uteksaminering
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Gjennomføres av NIFU
Behandling:	Ved behov i aktuelle utvalg

 

SHoT – Studentenes Helse- og Trivselsundersøkelse

Tidspunkt for gjennomføring:	Vår
Frekvens:	Hvert 4. år
Målgruppe:	Alle norske heltidsstudenter under 35 år
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Gjennomføres av Folkehelseinstituttet
Behandling:	VID studentorganisasjon LMU

 

Fellesevalueringer i høgskolen

Rapport om systematisk arbeid med utdanningskvalitet

Tidspunkt for gjennomføring:	April/Mai
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Rådgiver for utdanningskvalitet
Behandling:	VID studentorganisasjon Utdanningsutvalget Rektors ledermøte Høgskolestyret

 

Studiestartundersøkelse

Tidspunkt for gjennomføring:	September
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:	Alle BA/MA og VU-studenter som har startet på et studium
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Rådgiver for utdanningskvalitet
Behandling:	VID studentorganisasjon Fagutvalg på studieprogramnivå Utdanningsutvalget Ved behov i aktuelle utvalg

 

Læringsmiljøundersøkelse

Tidspunkt for gjennomføring:	Februar
Frekvens:	Hvert 2. år, første gang mai 2017
Målgruppe:	Alle studenter unntatt enkeltemne-studenter og Ph.d.-studenter*
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Rådgiver for utdanningskvalitet
Behandling:	VID studentorganisasjon Fagutvalg på studieprogramnivå Utdanningsutvalget LMU Rektors ledermøte

* Ph.d-studentene inkluderes i arbeidsmiljøundersøkelsen

Kandidatundersøkelse

Tidspunkt for gjennomføring:	Desember - januar
Frekvens:	Hvert 4. år, første gang 2019
Målgruppe:	Alle BA- og MA-studenter
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Rådgiver for utdanningskvalitet På studieprogramnivå: studieprogramansvarlig
Behandling:	VID studentorganisasjon Fagutvalg på studieprogramnivå Utdanningsutvalget Rektors ledermøte

 

Evalueringer ved fakultetene og sentrene

Rapport om systematisk arbeid med utdanningskvalitet for fakultet/senter

Tidspunkt for gjennomføring:	Mars
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Dekan, prodekan, senterleder
Behandling:	Ledermøte ved fakultet/senter

 

Periodiske evalueringer av studieprogram

Tidspunkt for gjennomføring:	Desember - januar
Frekvens:	Se retningslinjer for periodisk evaluering av studietilbud ved VID
Målgruppe:
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:
Behandling:

 

Kvalitetsrapport for studieprogram

Tidspunkt for gjennomføring:	Samlerapport for studieprogram som utarbeides årlig av studieprogramansvarlig. Tar utgangspunkt i alle relevante evalueringer som er gjennomført i det aktuelle kalenderåret, i tillegg til andre relevante data.
Frekvens:
Målgruppe:
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:
Behandling:	Fagutvalg Fakultetsledelsen

 

Emneevaluering/emnerapporter

Tidspunkt for gjennomføring:	Siste dag med undervisning eller slik det er hensiktsmessig
Frekvens:	Hver 3. gang emnet undervises og alle reviderte og nye emner**
Målgruppe:	Alle studenter på det aktuelle emnet
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Emneansvarlig. Resultatene fra studentevaluering omtales og analyseres i en emnerapport.
Behandling:	Emne-/studieprogrammøter Fagutvalg

** I tilfeller der studentkull begynner med helt nye studieplaner skal studieprogramansvarlig i samarbeid med emneansvarlige sette opp en evalueringsplan der noen av emneevalueringene erstattes med dialogmøter eller andre former for evaluering enn spørreskjema. En muntlig evalueringssamtale på en forelesning eller seminar der emneansvarlig noterer og oppsummerer tilbakemeldingene vil være et godt alternativ. Dette for å unngå at ett studentkull må evaluere hvert eneste emne gjennom hele studieløpet.

Emneevaluering/notater

Tidspunkt for gjennomføring:	Siste dag med undervisning eller slik det er hensiktsmessig
Frekvens:	Hver gang emnet gjennomføres og det ikke lages en emnerapport
Målgruppe:	Alle studenter på det aktuelle emnet
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Emneansvarlig. Resultatene fra studentevaluering omtales og analyseres i et emnenotat.
Behandling:	Studieprogramansvarlig

 

Praksisstedets evaluering av praksisstudier

Tidspunkt for gjennomføring:	Juni
Frekvens:	Hvert 3. år
Målgruppe:	Praksisveiledere
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Praksiskoordinator/ studieprogramansvarlig. Resultatene vurderes av studieprogramansvarlig i årsrapport for studieprogram.
Behandling:	Studieprogrammøter Fagutvalg Fakultetsledelsen

 

Evaluering av utenlandsopphold, innreisende og utreisende studenter

Tidspunkt for gjennomføring:	Ved hjemreise
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:	Innreisende studenter
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Internasjonalt kontor og kvalitetsrådgiver. Resultatene vurderes av studieprogramansvarlig i årsrapport for studieprogram.
Behandling:	Studieprogrammøter Fagutvalg

 

Ph.d.-undersøkelse

Tidspunkt for gjennomføring:	September
Frekvens:	Hvert 4. år, første gang 2017
Målgruppe:	Alle ph.d.-studenter
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Senterleder/ forskningskonsulent. Resultatene vurderes i årsrapport for studieprogram
Behandling:	Ledermøte ved senter, FU, UU, Ledermøte VID, Doktorgradsutvalg.

 

Sluttevaluering og tilbud om en sluttsamtale

Tidspunkt for gjennomføring:	Etter disputas
Frekvens:	Når kandidat er ferdig
Målgruppe:	Fullført ph.d.-kandidat
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Studieprogramansvarlig/ Resultatene vurderes i årsrapport for studieprogram
Behandling:	Ledermøte ved senter, Doktorgradsutvalg.

 

Fremdriftssrapportering ph.d.

Tidspunkt for gjennomføring:	Februar
Frekvens:	Årlig
Målgruppe:	Alle ph.d.-studenter
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Senterleder
Behandling:	Doktorgradsutvalg

 

Evaluering av gjennomført studieprogram (valgfri undersøkelse, behovet for gjennomføring vurderes av studieprogramansvarlig)

Tidspunkt for gjennomføring:	Valgfri undersøkelse, gjennomføres etter behov
Frekvens:
Målgruppe:	Alle BA/MA/VU-studenter som har fullført et studieprogram
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Fakultetsadm. Resultatene vurderes av studieprogramansvarlig i årsrapport for studieprogram
Behandling:	Fagutvalg og fakultetsledelsen

 

Arbeidsgiverundersøkelse (valgfri undersøkelse, behovet for gjennomføring vurderes av studieprogramansvarlig)
Kan gjennomføres som et dialogmøte med relevante informanter

Tidspunkt for gjennomføring:	Valgfri undersøkelse, gjennomføres etter behov
Frekvens:
Målgruppe:	Arbeidsgivere for kandidater fra VID eller andre relevante informanter.
Ansvar for gjennomføring, rapportering og oppfølging:	Studieprogramansvarlig og dekan. Resultatene vurderes av studieprogramansvarlig i årsrapport for studieprogram.
Behandling:	Fagutvalg og fakultetsledelsen