Personvernerklæring Canvas

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan VID vitenskapelige høgskole håndterer dine personopplysninger i Canvas. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. personopplysningsloven § 2, nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan identifisere en konkret person.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

VID registrerer opplysninger om deg når du registrerer deg som student. Opplysningene om deg registreres for å tilrettelegge for kommunikasjon og samarbeid, administrasjon, rapportering og evaluering av læringsløpet. Registreringen innebærer at all bruk av Canvas registreres og lagres, og omfatter informasjon om tidspunkt for siste pålogging, antall pålogginger, tidspunkt for innlevering av oppgaver, resultat av tester gjennomført ved bruk av systemet. Videre inneholder systemet en funksjon som gjør det mulig for skolens ansatte å se hvilke dokumenter som er åpnet. Disse opplysningene er kun tilgjengelig for deg og skolens ansatte, samt skolens samarbeidspartnere i den utstrekning dette er nødvendig for drift av systemet.

Kontaktopplysninger som navn, brukernavn, klasselister kan være tilgjengelig overfor andre brukere av systemet, dette av hensyn til enkel kommunikasjon, for å sikre samarbeid mellom brukerne og for at læringsarenaen skal være en sosial arena. Du kan også selv velge om du vil publisere ytterlig informasjon og bilde via systemet. I den utstrekning du publiserer informasjon som inneholder personopplysninger om deg, samtykker du at opplysninger om deg som en følge av dette blir tilgjengelig for andre brukere av systemet.

Vi forsikrer deg om at vi bare benytter opplysningene som du oppgir for de formål som er beskrevet ovenfor. Opplysningene om deg vil slettes når du ikke lenger er student ved læringsstedet.

Rettslig grunnlag

Personopplysningsloven og forskrift om personopplysninger gjelder for Canvas.

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Canvas er regulert i avtale mellom deg som ansatt og din arbeidsgiver.

Når du logger deg på i Canvas registrerer vi ditt studentnummer og/eller FEIDE-brukernavn. Dette for at VID og skal kunne bistå deg med feilsøking hvis det skulle bli behov for det. Personopplysningene dine knyttet til Canvas blir slettet tre måneder etter at du har avsluttet studiene ved VID.

Automatisk sletting av data via integrasjoner: Brukere som bli slettet havner i søppelbøtta, og her blir brukerne liggende til en administrator hos VID sletter dem manuelt. Når brukeren er slettet manuelt forsvinner alle data som tilhører brukeren, som for eksempel: meldinger, oppgaver, prosjekter etc.

Manuell sletting: Brukerdata blir liggende fram til en administrator hos VID sletter dem manuelt. Når brukeren er slettet manuelt forsvinner alle data som tilhører brukeren, som for eksempel: meldinger, oppgaver, prosjekter etc.

Backup av slettede kundedata er regulert i standard kontrakt mellom leverandør og VID og blir lagret hos Canvas i inntil tre år, eller når kunden selv ønsker å slette data.

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan VID behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved <Navn på utdanningsinstitusjon>. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset.

Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen, har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 8.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet.

Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 6 og 7 ovenfor, kan du ta kontakt på post@vid.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

VID har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved VID. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved VID kan nås via e-post: personvernombud@vid.no.

Behandlingsansvarlig

VID er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Canvas.