Personvernerklæring for Zoom

VID vitenskapelige høgskole (VID) er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene i Zoom.

Personopplysninger som kreves i Zoom:

• Fornavn, Etternavn og e-post-adresse (som brukernavn)
• IP-adresse, dato, aktiviteter i Zoom (ankommer, forlater, deler skjerm, osv)
• Tekstmeldinger: innhold, sender and mottaker, dato, tid, leste meldinger.
• Delt innhold: Filer og filnavn, størrelse og type
• Whiteboards: Whiteboard innhold, snapshots og bakgrunnsbilder
• Status: Status informasjon, f.eks. om og når du er aktiv, out of office eller har slått on “Busy”.

VID vil, gjennom bruken av Zoom, tilby undervisning og forskning på et høyt faglig nivå. Behandlingen av personopplysninger i Zoom har som overordnet formål å øke studentenes kunnskap.

Undervisning ved VID er en oppgave i allmenhetens interesse jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e, se f.eks. universitets- og høyskolelovens §§ 3-8, 4-2 og 4-3. Dette gjelder også undervisning som tilbys uten at studentene møter opp fysisk på campus. VID vurderer nøye om studentenes aktive deltakelse i denne undervisningen er avgjørende for å oppnå formålet, eller om det er tilstrekkelig at kun foreleser er aktiv.

Undervisningssituasjonen kan innebære at det gjøres lyd- og/ eller bildeopptak av studentene, og dette er å regne som deres personopplysninger.

Eventuelle opptak av undervisning som inneholder personopplysninger er tilgjengelig for undervisere tilknyttet emnet, samt IT-avdelingens personell som har ansvar for drift av løsningen.

Eventuelle opptak av undervisning som inneholder personopplysninger benyttes ikke til andre formål enn undervisning.

Nei.

I de tilfeller det gjøres opptak av undervisning lagres eventuelle personopplysninger midlertidig på et trygt sted. Opplysningene slettes når undervisningen i emnet er avsluttet, og det skjer ingen ytterligere arkivering.

Registrerte i Zoom har krav på å få vite hvilke personopplysninger som er registrert og hvordan disse opplysningene blir behandlet. Registrerte kan be om retting/sletting av egne opplysninger som enten er uriktige eller som VID ikke har anledning til å behandle.

Registrerte kan få utlevert en kopi av dine personopplysninger

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

VID er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Zoom, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt ovenfor, kan du ta kontakt på post@vid.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Personvernombudet for VID kan nås via e-post: personvernombud@vid.no

Det fattes ikke automatiserte beslutninger ved hjelp av Zoom.