Ressursstyring

Sentral organisering

Prorektor for forskning har et overordnet ansvar for eksternt finansierte prosjekter ved VID (bidrags- og oppdragsprosjekter, ofte kalt BOA-prosjekter). Ledelsen av det sentrale prosjektstøtteteamet er plassert i Seksjon for forskningsadministrasjon i Avdeling for forskning. Prosjektrådgivere fra Seksjon for internasjonalisering i Avdeling for utdanning inngår i teamet, i tillegg til prosjektcontrollere fra den sentrale økonomiseksjonen. Prosjektstøtteteamet har ansvar for at VID har rutiner og systemer som legger til rette for hensiktsmessig budsjettering og gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter.

Ansvarfordeling ved fakultetene

Dekan og prodekan for forskning har et overordnet ansvar for eksternt finansierte prosjekter ved det enkelte fakultet. Det overordnede ansvaret innebærer både strategiske og økonomiske vurderinger. Det daglige ansvaret er lagt til prodekan. Prodekan skal slik informere om og mobilisere til aktuelle utlysninger, samt koordinere godkjenning og kvalitetssikring relatert til søknadsarbeid. Prodekan for forskning skal også bistå med, i samarbeid med prosjektrådgivere, oppfølging av prosjektet ved innvilgelse.

Den enkelte leder er ansvarlig for at ansatte som skrives inn i eksternt finansierte prosjekter har mulighet til frikjøp og/eller omdisponering av pedagogisk tid og/eller bruk av egen FOU-tid i henhold til gjeldende prinsipper (se under).

Arbeid med søknader om eksternt finansierte prosjekter skal godkjennes av prodekan for forskning ved det enkelte fakultet, så tidlig som mulig i prosessen. Slik unngås det å bruke tid på en søknad som senere stoppes eller skulle vært stoppet. Prodekan for forskning er ansvarlig for å involvere aktuelle ledere i forbindelse med godkjenningen. Prosjektstøtteteamet vil trenge en skriftlig bekreftelse fra prodekan for forskning om at godkjenning foreligger.

Følgende skal tas stilling til i godkjenningen:

• Er tematikken forankret ved den aktuelle enhet?
• Er det krav om egenfinansiering og om ja, hvilke konsekvenser vil egenfinansieringen få for den aktuelle enheten? (Noen utlysninger dekker for eksempel kun lønn og sosiale kostnader. TDI blir i disse tilfellene lagt inn som egenfinansiering, og prosjektet får en negativ bunnlinje.)
• Har de ansatte som skrives inn i søknaden tid i sine arbeidsplaner til å arbeide i prosjektet ved innvilgelse? (Se under for gjeldende prinsipper relatert til tidsbruk i prosjekter)

Prosjektrådgiverne kan, når relevant, bistå ledelsen med vurderinger av andre punkter relatert til søknaden (f.eks. om søker(e) har rett profil; hva slags støtte som vil trenges i forbindelse med søknad og gjennomføring osv.).

Budsjettet skal godkjennes av ledelsen. Alle budsjetter skal først godkjennes av prosjektleders nærmeste leder og prodekan for forskning (pluss instituttleder ved fakultet som har instituttleder). Om prosjektets totalbudsjett er på over 500 000 skal budsjettet også godkjennes av dekan. Ved oversendelse av prosjektbudsjett skal prosjetrådgiver oppgi relevant informasjon som krav til egenfinansiering, hva slags type egenfinansiering som er lagt inn ol.

Følgende gjelder for alle eksternt finansierte prosjekter, og skal legges til grunn i godkjenning av budsjettet på alle nivåer:

• Egenfinansiering skal som hovedregel kun legges inn om det er et krav.
• Ved krav om egenfinansiering, skal denne som hovedregel ikke være høyere enn kravet satt i utlysningsteksten.
• Nærmeste leder og den ansatte har et felles ansvar for å sørge for at det ikke legges inn mer frikjøp og/eller egenfinansiering enn det som er tilgjengelig innenfor den ansattes arbeidsplan.

I forbindelse med frikjøp fra pedagogisk tid i forskningsprosjekter (ekstra FOU-tid) gjelder eksisterende prinsipper for BOA-prosjekter, vedtatt i Rektors ledermøte 17.11.2020 ( Disse kan oppsummeres som følger:

• 50/50-prinsippet skal følges. Det betyr at halvparten av det som det søkes om kommer i tillegg til eksisterende normert FOU-tid. Eksempel: En førsteamanuensis søker om 50% stilling fra NFR. Denne deles på to og legges til normerte 30% for en førsteamanuensis. Den ansatte får dermed 55% FOU-tid der 50% er knyttet opp mot NFR-prosjektet. (50-50-prinsippet gir et økonomisk handlingsrom til den aktuelle enheten, samtidig som den ansatte får mulighet for mer FOU-tid enn normen for stillingen.)
• Ledelse av et forskningsprosjekt er å regne som FOU-tid og inngår dermed i ovennevnte modell.
• Egenfinansiering som er tid og ikke overhead (TDI), skal som hovedregel tas fra normert FOU-tid.

• Eksternt finansiert aktivitet som faller inn under pedagogisk tid, synligjøres som pedagogisk tid i den ansattes arbeidsplan og gir ikke grunnlag for økt FOU-tid. I beregningen av pedagogisk tid skal som hovedregel VIDs rammer og normer for studieinnsats og pedagogisk ressursfordeling legges til grunn.
• Eksternt finansiert aktivitet som faller inn under pedagogisk tid bør som hovedregel være fullfinansiert for å sikre økonomisk bærekraft.
• I eksternt finansierte utdanningsprosjekter som også har en FOU-komponent, følges 50-50 prinsippet for denne delen av prosjektet (for eksempel følgeforskning eller annet).

Ledere på nivå 3 skriver under på kontrakter og avtaler på under 500 000. Ledere på nivå 2 (eller rektor om pålagt av bevilgende myndighet) skriver under på kontrakter og avtaler på over 500 000.