Personvernerklæring for Felles studentsystem (FS)

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan VID vitenskapelige høgskole håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr.1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan knyttes til en identifisere en identifiserbar fysisk person.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

3.1 Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger i FS nødvendig for at VID vitenskapelige høgskole kan

• behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
• utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
• dokumentere dine utdanningsresultater

3.2 Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 2-8, og personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller kan institusjonen også velge å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandling av enkelte opplysningstyper.

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Personopplysningene dine kan hentes fra:

a) Frivillige registreringer

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via Etter- og videreutdanningsweb (EVU-web)
4. Deg selv via Studentweb
5. Deg selv via Prime
6. Deg selv via Mobility Online

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb, Studentweb, Prime og Mobility Online, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.

• I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs.
• I Studentweb kan du registrere informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp og informasjon om deg knyttet til spørreskjema angående studier, samt søke Politiet om politiattest.
• I Prime laster du opp bilde av deg selv som overføres til FS.
• I Mobility Online kan du registrere opplysninger vedrørende søknad om utvekslingsopphold. Noen av disse opplysningene vil bli registrert av saksbehandler i FS. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne delta i utvekslingsstudier ved VID vitenskapelige høgskole.

b) Andre registreringer

7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til VID vitenskapelige høgskole via Søknadsweb, kan vi hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Her henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

8. Andre universitet/høgskoler

8.1 Resultater fra andre universitet og høgskoler
Hvis du søker om opptak til VID vitenskapelige høgskole, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan vi hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI.

8.2 Resultater fra universitet/høgskoler utenfor Norge
Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til VID vitenskapelige høgskole. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

8.3 RUST – Register for utestengte studenter
Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdannings-institusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil VID vitenskapelige høgskole gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun utvalgte personer ved VID vitenskapelige høgskole vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

9. Kontakt- og reservasjonsregisteret
FS, Studentweb og Søknadsweb kan hente inn din private e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Digitaliseringsdirektoratet (Digdir).

c) Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

10. Nasjonal vitnemålsdatabase
(NVB) Hvis du søker om opptak til VID vitenskapelige høgskole via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

11. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved VID vitenskapelige høgskole. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

12. Saksbehandlere ved VID vitenskapelige høgskole
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved VID vitenskapelige høgskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

13. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi årlig inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

14. Lånekassen
Lånekassen henter personopplysninger om deg fra FS dersom du er kunde hos Lånekassen. Personopplysningene Lånekassen innhenter er om du er student i aktuelt semester, om avlagt eksamen med antall studiepoeng og godkjenning/innpass av studiepoeng (f eks ved utveksling).

15. Digitale eksamenssystem
Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

16. Fagpersonweb
På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

17. Brukeradministrativt system
For at du skal få en IT-konto ved VID vitenskapelige høgskole, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter Active Directory. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (fakultet/avdeling).

Når du søker om opptak til VID vitenskapelige høgskole vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

• vurdering av om du er kvalifisert for opptak
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• oppretting av fakturaer  
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
• kontroll av utdanningsplan
• inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
• beregning av oppnådd kvalifikasjon, etter fullført grad

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid. Det finnes noen unntak:

• Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
• Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§ 12-1, 12-3 til 12-8 slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
• Hvis VID vitenskapelige høgskole mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen med mer vil bli trukket.

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. VID vitenskapelige høgskole kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner. Dine personopplysninger vil kun overføres til land der lovgivningen om databeskyttelse er vurdert tilstrekkelig av EU-kommisjonen, eller hvor det er tilstrekkelige garantier på plass for å beskytte ditt personvern, slik som EU-US Privacy Shield.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1. Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

FS utvikles av Sikt. Ansatte ved Sikt, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilgang til dine personopplysninger for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

Biblioteksystem:
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved VID vitenskapelige høgskole, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til Sikts bibliotekstjenester som vil ha tilgang til dine personopplysninger som navn, fødselsnummer (11 siffer), adresse, epostadresse, mobiltelefon, studium og studiested.

Søknadsweb og Studentweb:
Tjenestene har mulighet for innlogging med innloggingsløsningen Feide (Felles Elektronisk IDEntitet i utdanningssektoren i Norge). Feide utvikles og leveres av Sikt. Ansatte ved Sikt, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes personopplysningene dine hos Feide.

VID vitenskapelige høgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til DBH (Database for statistikk om høyere utdanning) for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til:

• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r) • dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

Studentbevis-appen:
Som student på VID kan du laste ned appen Studentbevis dersom du har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt VID-brukernavn og passord (Feide). Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen. Sikt, som utvikler og drifter Studentbevis-appen, vil ha tilgang til personopplysninger som navn, bilde, fødselsdato, studentnummer, lærested, om du har betalt semesteravgift og om du har semesterregistrert deg.

Vitnemålsportalen:
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Vitnemålsportalen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b, og bestemmelser i Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 2-8, og Forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal.

Arbeidslivsportalen:
For at enkelte utdanninger skal kunne administrere praksisstudier overføres informasjon om deg til Arbeidslivsportalen. Se personvernerklæring for ansatt ved studiested, student og ansatt ved praksissted.

2. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO)

FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

3. Studentsamskipnader

Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos oss, vil SiO få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregister for VID vitenskapelige høgskole. Dette for at SiO skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om SiOs tilbud og tjenester. SiO vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer.

Tilgangen gjelder også for underleverandører som SiO har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at SiO skal kunne levere sine tjenester til studentene.

Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 3, 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4.

4. Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)

Søknadsweb og Studentweb har påloggingsmulighet via ID-porten med løsninger som MinID, BankID, Buypass og Commfides. Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Digdir ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Digdir må yte hjelp til brukere eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.

Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

5. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

VID vitenskapelige høgskole sender etter behov følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse.

6. Lånekassen

Har du et kundeforhold til Lånekassen vil Lånekassen få informasjon om deg fra FS. Dine personopplysninger overføres for at du skal slippe å dokumentere din studentstatus og avlagt utdanning. Lånekassen får opplysninger som:

• navn
• fødselsnummer/D-nummer (11 siffer)
• hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved
• studentstatus
• eksamensresultat og studiepoeng
• forhåndsgodkjenning og godkjenning av utvekslingsopphold
• kvalifikasjonsoppnåelse/gradoppnåelse

Følgende personopplysninger overføres til Lånekassen en gang i døgnet: fødselsnummer/Dnummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

7. Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved VID vitenskapelige høgskole, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter Active Directory. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til Active Directory.

8. Canvas

VID vitenskapelige høgskole benytter Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til personopplysninger som navn, brukernavn og e-postadresse. Dine emner og studieprogram.

9. WISEflow

VID vitenskapelige høgskole benytter eksamenssystemet WISEflow på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til WISEflow. UNIwise, som utvikler og drifter WISEflow vil ha tilgang til personopplysninger som Feide-id, kandidatnummer, andre eksamensdata fra FS og IP-adresse.

10. Plagiatkontrollsystem

VID vitenskapelige høgskole benytter plagiatkontrollsystemet Ouriginal for å avdekke fusk ved eksamen eller obligatoriske oppgaveinnleveringer. Systemet vil ha tilgang til følgende opplysninger: navn, studentnummer og e-postadresse.

11. Adgangskontrollsystem

Opplysninger om deg vil bli registrert i høgskolens adgangskontrollsystem, Prime, for at du skal få tilgang til høgskolens bygg og rom, ved hjelp av studentkortet. Studenter som ønsker studentkort, laster opp bilde i Prime. Bildet på aktive studentkort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk. Nexus, som drifter og utvikler Prime, vil ha tilgang til personopplysninger som navn, epostadresse, studentstatus, studium, studiested og studentnummer.

12. Timeplansystem, TimeEdit AB

Ved VID vitenskapelige høgskole benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit AB, som utvikler og drifter TimeEdit vil ha tilgang til dine personopplysninger. TimeEdit AB, som drifter og utvikler TimeEdit, vil ha tilgang til personopplysninger som navn, kjønn, studentnummer, e-postadresse, mobilnummer studieprogram og studiested.

13. Elektronisk saksarkiv, P360

Som student vil personopplysninger som navn, fødselsnummer (11 siffer), e-postadresse, adresse, telefonnummer og studentnummer overføres til elektronisk saksarkiv P360. Tieto, som utvikler og drifter P360, vil ha tilgang til dine personopplysninger som navn, fødselsnummer (11 siffer), studentnummer, e-postadresse, adresse og mobilnummer.

14. Andre universiteter og høgskoler

a) Søknad om opptak gjennom Samordna opptak Når du søker om opptak til VID vitenskapelige høgskole gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av VID vitenskapelige høgskole. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

b) Samtykke til resultatutveksling Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole i Norge, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner som bruker FS. Dette gjelder i forbindelse med søknad om opptak og søknad om innpass/fritak/godkjenning av emner/utdanning utført ved andre institusjoner. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI.

c) Godkjenning av utenlandske studier Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

d) Ved vedtak om sanksjoner i forbindelse med atferd I tilfeller hvor det er registrert at VID vitenskapelige høgskole har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

15. NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

a) Godkjenning av utenlandske studier Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

b) Studiebarometeret En nasjonal spørreundersøkelse om studenters oppfatning av kvalitet i studieprogrammer ved norske høyskoler og universiteter. Nokut, som drifter og utvikler Studiebarometeret, innhenter årlig e-postadresser til aktive 2. års bachelorstudenter og 2. års masterstudenter og til aktive 2. og 5. års studenter på mastergradsutdanninger som er fem år eller lengre.

16. Statistisk sentralbyrå (SSB)

VID vitenskapelige høgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB, via DBH, for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til:

• din semesterregistrering
• ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
• ditt/dine fullførte studieprogram
• din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

17. Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU)

VID vitenskapelige høgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU (via DBH) for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad. Etter uteksaminering kan du bli kontaktet og bedt om å delta i, for eksempel, Kandidatundersøkelsen. NIFU har siden 1972 utført undersøkelser blant kandidater fra universiteter og høgskoler om deres tilpasning på arbeidsmarkedet.

18. Helsedirektoratet

Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil VID vitenskapelige høgskole sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du har fullført et slikt studium.

19. Vitnemålsportalen

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Vitnemålsportalen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b, og bestemmelser i Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 15-1 og Forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal.

20. Frontkom

Formålet med Min side er tilpasset informasjon til studenter. Min side er utviklet og driftes av Frontkom. Utviklere har tilgang til studenters personopplysninger, studieprogramtilknytning og emnetilknytning. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Min side er GDPR artikkel 6 nr., 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b.

21. Praksissteder

I studier med praksisundervisning i helseforetak, kommuner og andre samarbeidsparter innenfor praksisområde, vil VID utlevere personopplysninger i krypterte filer der praksisstedet har behov for denne type informasjon i forbindelse med tilganger o.a. Opplysningene som utleveres kan være navn, personnummer, adresse, e-post adresse og telefonnummer. Utlevering av personopplysninger til praksisstedet er nødvendig for å oppfylle den avtalen om utdanningstilbud som eksisterer mellom den enkelte student og VID vitenskapelige høgskole. Det rettslige grunnlaget for utleveringen av opplysninger er lovlig etter EUs generelle personvernforordning av 27. april 2016 art.6 nr. 1 b. Bestemmelsen er norsk rett etter personopplysningsloven av 15. juni 2018 § 1.

22. Respons – digital tjeneste for sykepleiestudenter

Formålet med behandlingen av personopplysninger i Respons er å utføre praksisvurdering digitalt for student, praksisveileder og praksislærer. Tilgang gis til utvikler hos USN (Universitetet i Sør-Øst Norge) for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Respons er GDPR artikkel 6 nr, 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b.

23. Riksarkivet

Universiteter og høgskoler er forpliktet til å overlevere sensurprotokoller til Riksarkivet. Dette ble besluttet av Riksarkivet i 2007 i vedtak om bevaring og kassering av eksamensbesvarelser. Overleveringen av sensurprotokollene skjer ved at det gjøres digitale uttrekk fra universitetenes og høgskolenes studieadministrative datasystem. Overføringen av sensurprotokollene skjer hvert femte år.

• navn
• fødsels- og personnummer
• dato for eksamen
• eksamensresultat og studiepoeng

24. Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger

I tilfeller hvor VID vitenskapelige høgskole mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje av VID vitenskapelige høgskole sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

VID vitenskapelige høgskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. Det er iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer i FS logges. I tillegg er alle ansatte underlagt lovpålagt taushetsplikt, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 13. (taushetsplikt).

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan VID vitenskapelige høgskole behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved VID vitenskapelige høgskole. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personforordningen artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å protestere/fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Eksempler på dette kan være hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av personvernforordningen artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

VID vitenskapelige høgskole er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem (FS), jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på post@vid.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

VID vitenskapelige høgskole har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved VID vitenskapelige høgskole. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved VID vitenskapelige høgskole kan nås via e-post: personvernombud@vid.no

Tjenesteleverandør

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Sikt utvikler og forvalter FS og at Sikt har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Sikt tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Se her for kontaktinformasjon til Sikt.