Personvernerklæring for Mobility Online

Mobility online er en webapplikasjon hvor studenter og ansatte ved vid kan søke om utenlandsopphold, og hvor studenter og ansatte fra eksterne institusjoner kan søke om et kortere utvekslingsopphold ved VID. Informasjon som knyttes til utenlandsopphold for studenter ved VID og studenter fra eksterne institusjoner som søker opptak til VID, blir knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Mobility Online også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS. 

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan VID håndterer dine personopplysninger i Mobility Online. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte. 

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. personopplysningsloven § 2, nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan identifisere en konkret person. Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning. 

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i Mobility online er å kunne identifisere personen som søker utveksling til eller fra VID. Videre er formålet med behandling av personopplysninger i Mobility Online er å kunne registrere at en student eller en ansatt har søkt om et utvekslingsopphold, samt å identifisere studenten eller den ansatte. Identifikasjon av studenten er nødvendig både for at VID skal kunne saksbehandle søknaden om utveksling, og for at den aktuelle institusjonen som studenten eller den ansatte søker seg til skal motta informasjonen skal vite hvilken student eller ansatt det er snakk om. 

Rettslig grunnlag

Personopplysningsloven og forskrift om personopplysninger gjelder for Mobility Online. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Mobility online er regulert i avtale mellom deg som student/ansatt og VID. 

Det finnes ingen sensitive personopplysninger i Mobility Online. Når du logger deg på i Mobility online lagrer vi din e-postadresse, samt tidspunktet du var logget inn. Denne informasjonen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av Mobility Online. I søknaden du registrerer i Mobility Online blir navn, fødselsdato og adresse lagret. For studenter som innvilges opphold i utlandet vil også informasjon om forsikringspolise bli lagret. Det gjøres for at ingen studenter skal dra uten å ha nødvendig forsikring. For studenter som drar til steder utenfor EU vil passnummer bli lagret. Det er nødvendig for at VID skal kunne bistå ved visumsøknader der det er aktuelt. For studenter som får utbetalt stipend vil bankkontonummer bli etterspurt. Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i 60 måneder før de slettes. Personopplysninger knyttet til studenter som innvilges utenlandsopphold eller som tas opp som utvekslingsstudent ved VID sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). 

Personopplysningene dine i Mobility online vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering. 

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Mobility Online vil kunne utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig. Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter: Informasjon om utvekslingsopphold for studenter og ansatte ved VID som tildeles finansieringsstøtte (stipend) fra EU gjennom EUs Erasmus+ program, registreres og rapporteres i EUs eget system for registrering av utvekslingsstudenter. Her registreres navn og epostadresse, og Europakommisjonen vil bruke denne informasjonen til å kontakte deg etter gjennomført utvekslingsopphold for å be om rapport i henhold til inngått stipendavtale. 

I noen tilfeller vil informasjon som navn, fødselsdato og adresse oversendes til et lærested i utlandet fra VID på vegne av studenter som har søkt om å få dra dit som utvekslingsstudent, eller til en praksisplass i utlandet, som tar imot studenten i praksis. 

For noen studieprogram vil VID bruke andre parter til formidling av praksisplasser i utlandet. 

Opplysninger om navn, fødselsdato og adresse vil da oversendes disse. Disse organisasjonene vil bruke informasjonen for å bestille praksisplasser hos aktuelle praksissteder i utlandet. Alle norske organisasjoner har egne personvernserklæringer. 

VID gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Mobility Online. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. 

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan VID behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg hos VID. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det. 

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle. 

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede. Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget. I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte. 

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. 

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser. 

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11. Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger. 

VID er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Mobility Online, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 4. Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på post@vid.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager 

Personvernombud 

VID har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved VID. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved VID kan nås via e-post: personvernombud@vid.no 

Tjenesteleverandør

SOP Mobility-Online GmbH er tjenesteleverandør av Mobility Online. Det vil si at SOP Mobility-Online GmbH utvikler og forvalter Mobility Online og at SOP Mobility-Online GmbH har det daglige ansvaret for driften av Mobility Online. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved SOP Mobility-Online GmbH tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Mobility online.

Kontaktinformasjon til SOP Mobility-Online GmbH:

SOP Mobility-Online GmbH
FN 179026z, Commercial Court of Vienna
Schönbrunner Straße 297/1/4/2, 1120 Vienna.
VAT No.: ATU46846105