Verktøy og lagring

Når du vet hva slags kategorier av data du skal jobbe med, kan du planlegge hvordan du skal behandle og lagre dataene i ditt prosjekt. Hvordan data kan samles inn og lagres, avhenger av kategorien.

Tabellene nedenfor gir en rask oversikt over de anbefalte datainnsamlingsmetodene og lagringsstedene for forskningsdata, avhengig av dataenes kategorisering.

Se siden Klassifisering av data for en forklaring av de ulike kategoriene (grønn, gul, rød og svart).

	🟢 Grønn	🟡 Gul	🔴 Rød	⚫ Svart
Digitale intervjuer	VID Zoom (uten opptak)	VID Zoom	VID Zoom (uten opptak)	N/A
Lydopptak	N/A	VID lydopptaker eller Nettskjema-diktafon app	VID lydopptaker eller Nettskjema-diktafon app tilknyttet Educloud/TSD	Nettskjema-diktafon app tilknyttet TSD
Transkripsjoner	N/A	Autotekst	Autotekst	N/A
Digitale spørreskjema	Nettskjema	Nettskjema	Nettskjema tilknyttet Educloud/TSD	Nettskjema tilknyttet TSD
Lagring	VID OneDrive	VID OneDrive eller VID forskningsserver (Z)	VID forskningsserver (Z)	TSD

Digitale intervjuer

	Klass	Notater
VID Teams	🟡 Gul	Det er ikke anledning til å gjøre opptak av intervjuer i Microsoft Teams. Ved behov for opptak, må det benyttes ekstern opptaker lånt fra VID eller mobilappen Nettskjema-diktafon. Alternativt kan det gjøres notater fra intervjuet.
VID Zoom	🟡 Gul 🔴 Rød	For å bruke Zoom i forskning må du sette deg inn i og følge VIDs retningslinjer for bruk av Zoom. Det anbefales ikke å bruke Zoom-opptaksfunksjon og benytte ekstern opptaker lånt fra VID eller mobilappen Nettskjema-diktafon. Røde data er tillatt i Zoom så lenge det ikke gjøres opptak, men bare strømmes.

Klass

Notater

VID Teams

🟡 Gul

Det er ikke anledning til å gjøre opptak av intervjuer i Microsoft Teams. Ved behov for opptak, må det benyttes ekstern opptaker lånt fra VID eller mobilappen Nettskjema-diktafon. Alternativt kan det gjøres notater fra intervjuet.

VID Zoom

🟡 Gul

🔴 Rød

For å bruke Zoom i forskning må du sette deg inn i og følge VIDs retningslinjer for bruk av Zoom. Det anbefales ikke å bruke Zoom-opptaksfunksjon og benytte ekstern opptaker lånt fra VID eller mobilappen Nettskjema-diktafon.

Røde data er tillatt i Zoom så lenge det ikke gjøres opptak, men bare strømmes.

Lydopptak

	Klass	Notater
Lydopptaksutstyr fra VID bibliotek	🟡 Gul 🔴 Rød	Må lånes fra VID bibliotek. Ta kontakt med ditt campusbibliotek for å låne lydopptaksutstyr. Lydfiler må flyttes til godkjent lagringsområde så snart som mulig og slettes fra lydopptaker.
Lydopptaker på personlig mobil		Man kan ikke ta lydopptak av stemmer på personlig mobil med mindre Nettskjema-diktafon appen brukes.
Nettskjema-diktafon app	🟡 Gul	Med Nettskjema-diktafonappen kan du foreta lydopptak på smarttelefon og opptakene blir sendt til Nettskjema. Se UiO's veiledning om Nettskjema-diktafon mobilapp.
Nettskjema-diktafon app tilknyttet Educloud	🔴 Rød	Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde data hvis det kobles til Educloud. Les mer om forutsetninger for bruk av Educloud i lagringsseksjonen nedenfor.
Nettskjema-diktafon app tilknyttet TSD	🔴 Rød ⚫ Svart	Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde eller svarte data hvis TSD kobles til. Les mer om forutsetninger for bruk av TSD i lagringsseksjonen nedenfor.

Transkripsjoner

	Klass	Notater
Autotekst	🟡 Gul 🔴 Rød	Tjeneste fra UiO. Filer må lastes opp fra lagringsområde som er godkjent i henhold til dataklassifisering. I tillegg skal innstillinger endres i nettleseren for at filer nedlastes direkte til et godkjent område.
Microsoft 365	🟡 Gul	VID Microsoft-konto må brukes, IKKE privat konto. Transkripsjoner lagres automatisk i din VID OneDrive. Kan kun transkribering 300 minutter hver måned.
Manuelle transkripsjoner	🟡 Gul 🔴 Rød	Hvis andre skal transkribere for deg må en avtale inngås.

Klass

Notater

Autotekst

🟡 Gul

🔴 Rød

Tjeneste fra UiO. Filer må lastes opp fra lagringsområde som er godkjent i henhold til dataklassifisering. I tillegg skal innstillinger endres i nettleseren for at filer nedlastes direkte til et godkjent område.

Microsoft 365

🟡 Gul

VID Microsoft-konto må brukes, IKKE privat konto. Transkripsjoner lagres automatisk i din VID OneDrive. Kan kun transkribering 300 minutter hver måned.

Manuelle transkripsjoner

🟡 Gul

🔴 Rød

Hvis andre skal transkribere for deg må en avtale inngås.

Digitale spørreskjema

	Klass	Notater
Nettskjema	🟢 Grønn 🟡 Gul	UiOs Nettskjema kan brukes for å gjennomføre nettbaserte undersøkelser.
Nettskjema tilknyttet Educloud	🔴 Rød	Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde data hvis det kobles til Educloud. Les mer om forutsetninger for bruk av Educloud i lagringsseksjonen nedenfor.
Nettskjema tilknyttet TSD	🔴 Rød ⚫ Svart	Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde eller svarte data hvis TSD kobles til. Se på UiOs veiledning. Les mer om forutsetninger for bruk av TSD i lagringsseksjonen nedenfor.

Klass

Notater

Nettskjema

🟢 Grønn

🟡 Gul

UiOs Nettskjema kan brukes for å gjennomføre nettbaserte undersøkelser.

Nettskjema tilknyttet Educloud

🔴 Rød

Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde data hvis det kobles til Educloud.

Les mer om forutsetninger for bruk av Educloud i lagringsseksjonen nedenfor.

Nettskjema tilknyttet TSD

🔴 Rød

⚫ Svart

Nettskjema-diktafon kan brukes til innsamling av røde eller svarte data hvis TSD kobles til. Se på UiOs veiledning.

Les mer om forutsetninger for bruk av TSD i lagringsseksjonen nedenfor.

Lagring

	Klass	Notater
VID-PC / lokalt på C:	🟢 Grønn 🟡 Gul
Privat PC/Mac	🟢 Grønn
Minnepinne / ekstern harddisk	🟢 Grønn
Minnepinne / ekstern harddisk - kryptert	🟡 Gul 🔴 Rød
VIDs forskningsserver	🟡 Gul 🔴 Rød	Forskningsserver (Z:) er kun tilgjengelig for VID ansatte og stipendiater. Prosjektleder er ansvarlig for de dataene som lagres i forskningsserveren og for tilgangsstyring av hvilke personer som skal ha tilgang. Det er ikke mulig å gi eksterne samarbeidspartnere tilgang til forskningsserveren, studenter eller eksterne finansierte ph.d.-studenter tilgang. Det er mulig å søke om tilgang til forskningsserveren dersom du deltar i prosjekter med prosjektledelse utenfor VID. Du må ha innhentet skriftlig tillatelse fra prosjektleder for å lagre egne data på VIDs forskningsserver. NB: Forskningsserveren er kun tilgjengelig fra Campus eller ved bruk av VPN. Har du ikke VPN-tilgang, snakk med din nærmeste leder som melder behov videre til IT. Før tilgang til VIDs forskningsserver søkes, må prosjektet vurderes av Sikt og hvis aktuelt REK. Det må i tillegg bli registrert som prosjekt i Cristin. Søknad om tilgang til VIDs forskningsserver.
TSD	🔴 Rød ⚫ Svart	Det er knyttet kostnader til bruk av TSD (omtrent 25.000/år), som må inngå i budsjettet til det enkelte prosjekt. I tillegg skal bruk av TSD avklares med nærmeste leder. Mer om TSD og tilgang til tjenesten.
Personlig skytjeneste (Dropbox, iCloud, osv)	🟢 Grønn
Educloud	🔴 Rød	Educloud er den anbefalte lagringsløsningen for masterstudenter som jobber med røde data. Se på Educloud-siden for å lære mer og komme i gang. Forskere som er interessert i å bruke bør ta kontakt med Team forskningsdatahåndtering. Det er en årlig kostnad på ca. 25 000 kr for å drifte en Educloud. Noen av fakultetene på VID har også investert i en egen Educloud server hvor flere prosjekter (som håndterer særlige kategorier personopplysninger/røde data og har eksterne samarbeidspartnere) kan administreres i samme prosjekt. Denne løsningen opprettholde datasikkerhet gjennom en låst mappestruktur. En slik løsning har en årlig utgift på 25 000 kr på fakultetsnivå, men investeringen må godkjennes av prodekan for forskning på ditt fakultet.
VID OneDrive (Microsoft 365)	🟢 Grønn 🟡 Gul 🔴 Rød	Lagring av røde data på OneDrive og i Teams/SharePoint er kun tillatt dersom filen er beskyttet med et passord.
Papir	🟢 Grønn
Papir i låst skap i låst kontor	🟡 Gul 🔴 Rød	Det anbefales at alle personopplysninger lagres digitalt. Dersom det er nødvendig å ha papirbaserte personopplysninger, skal de oppbevares i et låst skap på et låst kontor. Hvis studenter skal ha papirbaserte personopplysninger, bør oppbevaringsløsninger diskuteres med veilederen.

Sending

	Klasser	Notater
FileSender	🟢 Grønn 🟡 Gul	FileSender kan brukes for å sende store filer, la filen være tilgjengelig for et bestemt antall nedlastinger eller et antall dager før filen slettes automatisk. FileSender skal ikke brukes til å oppbevare filer.
FileSender med kryptering	🔴 Rød	Brukes godkjent kryptering, for eksempel kryptering med 7zip, kan opptil røde data sendes. Krypteringen i FileSender kan ikke brukes.

Klasser

Notater

FileSender

🟢 Grønn

🟡 Gul

FileSender kan brukes for å sende store filer, la filen være tilgjengelig for et bestemt antall nedlastinger eller et antall dager før filen slettes automatisk. FileSender skal ikke brukes til å oppbevare filer.

FileSender med kryptering

🔴 Rød

Brukes godkjent kryptering, for eksempel kryptering med 7zip, kan opptil røde data sendes. Krypteringen i FileSender kan ikke brukes.