Retningslinjer for periodisk evaluering av studietilbud ved VID vitenskapelige høgskole

Fastsatt 15.12.2017. Siste revisjon fastsatt av prorektor for utdanning 12.03.2025.

1. Bakgrunn

I tillegg til løpende (årlig) evaluering og utvikling av studietilbud, er universiteter og høyskoler pålagt å gjennomføre periodiske evalueringer av studietilbudene sine.[1] Med studietilbud menes alle studieprogram på bachelor-, master- og ph.d.-nivå, samt alle profesjons- og videreutdanninger og enkeltemner. En periodisk evaluering av et studietilbud er en mer omfattende evaluering av tilbudet som skal gjennomføres minst hvert sjette år. Evalueringen er en ordning for å systematisk kontrollere krav i gjeldende forskrifter og skal bidra til kvalitetsutvikling. Videre danner den periodiske evalueringen grunnlaget for reakkreditering av studieprogrammet i Utdanningsutvalget. I tillegg til en selvevaluering, skal eksterne representanter medvirke i evalueringen og utforme en evalueringsrapport.

2. Mål

Periodisk evaluering er både en vurdering av om alle forskriftskrav er oppfylt, og et viktig ledd i arbeidet med å videreutvikle kvaliteten i studietilbudet. En skal evaluere studietilbudet og vurdere om det holder høy faglig kvalitet, er attraktivt, samfunnsrelevant og konkurransedyktig. Videre skal evalueringen vurdere om fag- og studieplaner viser progresjon og sammenheng mellom emner og relevans i yrkeslivet, samt at det tilfredsstiller alle andre krav i forskrifter og eventuelle tilleggskrav. Periodiske evalueringer er også et verktøy for styring av studieporteføljen i VID.

Ansvar og gjennomføring

Studietilbud eies av fakultet eller senter med hhv. dekan og prorektor som ansvarlig leder. Enhetene skal forberede periodiske evalueringer og følge opp anbefalinger som fremmes i disse. Evalueringen gjennomføres som en del av enhetenes ordinære drift.

Alle studietilbud skal gjennomgå en periodisk evaluering minimum hvert sjette år. Nye og vesentlig reviderte studietilbud [2] skal evalueres etter tre år. Det skal foreligge en egen evalueringsrapport etter den periodiske evalueringen av hvert studietilbud.

Det skal settes opp en seksårsplan for periodiske evalueringer som viser hvilke studietilbud som skal inngå i en periodisk evaluering hvert år. Prorektor for utdanning er ansvarlig for at det settes opp en seksårsplan. Fakultet/senter utarbeider forslag til en plan, som skal godkjennes av prorektor for utdanning og sendes til kvalitetsrådgiver for publisering i Kvalitetshåndboken. Fremdriften i høgskolens seksårsplan dokumenteres og planen oppdateres av kvalitetsrådgiver. Dersom fakultetene ønsker endringer i seksårsplanen, må endringene godkjennes av prorektor for utdanning. Prorektor for utdanning kan også pålegge et fakultet/senter om å gjennomføre en periodisk evaluering dersom prorektor for utdanning vurderer det som nødvendig.

Det kan være hensiktsmessig å la samme evalueringspanel gjennomføre evalueringen av to eller flere studietilbud som er faglig beslektet og som det kreves samme fagkompetanse og arbeidslivserfaring for å vurdere. Dersom flere programmer blir vurdert samtidig (av samme panel eller av andre paneler), skal det utarbeides egne rapporter for hvert studietilbud.

Enkeltemner som ikke er valgemner kan evalueres sammen med et studieprogram, dersom det ikke er mest hensiktsmessig å evaluere disse separat. Enkeltemner skal føres opp i årshjul for periodisk evaluering på samme måte som andre studietilbud, spesifisert med om de skal evalueres separat eller sammen med et studieprogram.

Et årsstudium som er sammensatt av emner som utgjør første studieår i et bachelor- eller masterprogram, kan evalueres samtidig og med samme panel som bachelor-/masterprogrammet.

For studieprogrammene som er bygget opp av ulike deler slik at delene også er selvstendige studietilbud (for eksempel masterprogram som består av ulike videreutdanninger og en masterpåbyggingsdel), gjelder følgende: Dersom et masterprogram består av flere videreutdanninger, må det utformes en egen evalueringsrapport for hver videreutdanning. Evalueringsrapporten for et masterprogram hvor videreutdanningene inngår som studieretninger, må omfatte alle delene av programmet. Det innebærer at komiteen må foreta separate vurderinger om krav til fagmiljøet ivaretas i alle studieretninger og om innholdet i de ulike studieretningene gir grunnlag for å oppnå læringsutbyttet som er satt for masterprogrammet. Som hovedregel må videreutdanningene evalueres først, slik at rapportene fra disse kan brukes av komiteen som skal gjøre en helhetsvurdering av masterprogrammet. Unntak fra hovedregelen må begrunnes i saken om sammensetning av evalueringspanel som legges frem for Utdanningsutvalget.

Den periodiske evalueringen består av en egenevaluering og en ekstern evaluering:

Egenevalueringen gjennomføres av studieledelsen og skal inkludere tilbake-meldinger fra studenter/ph.d.-kandidater og eventuelt ansatte. Se punkt 3.4.
Den eksterne evalueringen gjennomføres av et evalueringspanel og er basert på studieledelsens egenevaluering og annet relevant materiale. Se punkt 3.3.

2.1 Sammensetning av evalueringspanel

Fakultetet/senteret foreslår representanter til evalueringspanel, samt hvor mange timer panelmedlemmene honoreres for[3]. Forslaget godkjennes av Utdanningsutvalget. Det er følgende minimumskrav til sammensetning av evalueringspanel:

Panelet skal ha medlemmer med topp- eller førstekompetanse innen fagområdet
Panelet skal ha minst ett medlem med internasjonal institusjonstilknytning.
Panelet bør representere den tverrfagligheten som studiet representerer der dette er aktuelt.
Panelet skal ha utdanningsfaglig kompetanse
Panelet skal ha minst én deltaker fra arbeids- eller organisasjonslivet
Panelet skal ha minst én deltaker som er student/ph.d.-kandidat på et annet studietilbud enn det som evalueres (kan være student ved VID eller en ekstern student)

En vitenskapelig ansatt med topp- eller førstekompetanse utnevnes til leder for panelet. I arbeidet med sammensetning må en god kjønnssammensetning etterstrebes. Fakultetet utpeker saksbehandler for panelet.

2.2 Evalueringstema

VIDs faste mandat til evalueringspanelet lister opp de evalueringstema som skal dekkes av panelet. Mandatet er basert på UH-loven og studietilsynsforskriften. Nedenfor listes opp spørsmål som skal belyses i en periodisk evaluering[4]:

Har studietilbudet et dekkende navn? Er informasjon om studietilbudet korrekt og viser den studiets innhold, oppbygging og progresjon samt muligheter for studentutveksling?
Er læringsutbyttebeskrivelsen for studietilbudet i samsvar med Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring? Er det en sammenheng mellom den overordnede læringsutbyttebeskrivelsen og læringsutbyttebeskrivelsene på emner?
Er studietilbudet faglig oppdatert og har det tydelig relevans for videre studier og/eller arbeids- og samfunnsliv?
Er studietilbudets samlede arbeidsomfang på 1500–1800 timer per år for heltidsstudier?
Er studietilbudets innhold, oppbygging og infrastruktur tilpasset læringsutbyttet for studietilbudet?
Er undervisnings-, lærings- og vurderingsformer tilpasset læringsutbyttet for studietilbudet? Er det lagt til rette for at studenten kan ta en aktiv rolle i læringsprosessen?
Har studietilbudet relevant kobling til forskning og faglig utviklingsarbeid?
Har studietilbudet ordninger for internasjonalisering som er tilpasset studietilbudets nivå, omfang og egenart?
Har studietilbud som fører fram til en grad ordninger for internasjonal studentutveksling? Er innholdet i utvekslingen faglig relevant?
Foreligger det praksisavtale mellom institusjon og praksissted for studietilbud med praksis?
For doktorgradsprogram: Utgjør området for doktorgradsstudiet en vitenskapelig helhet, og er det en sammenheng mellom de enkelte delene studiet er satt sammen av?
For masterprogram: Er studiets opptakskrav i tråd med mastergradsforskriften og tydeliggjør det de faglige forutsetningene som kreves for å begynne på studiet?
Tematisering av eventuelle spørsmål som fremgår av egenevalueringen
Er krav til fagmiljø oppfylt i h.h.t. studietilsynsforskrift?

Fakultetet kan utarbeide et tilleggsmandat for evalueringspanelet der det pekes ut særskilte kvalitetsområder og relevante spørsmål det skal fokuseres på. Dersom fakultetet ønsker et tilleggsmandat, må det behandles i Utdanningsutvalget sammen med forslag til evalueringspanel.

2.3 Grunnlagsmaterialet som sendes til panelet

Grunnlagsmaterialet som danner utgangspunktet for panelets evalueringer, har følgende sammensetning (tilpasses til det studietilbudet som evalueres):

Evalueringstema/VIDs faste mandat
Studieledelsens egenevaluering av studietilbudet
Årlige kvalitetsrapporter for studietilbudet fra hele rapportperioden
Aktuelle rapporter og evalueringer på emne- og studietilbudsnivå (inkl. fellesevalueringer ved høgskolen og nasjonale evalueringer der det foreligger resultater på studieprogramnivå) fra rapportperioden[5]
Studieprogrambeskrivelsen/emnebeskrivelser
Retningslinjer for periodisk evaluering av studietilbud i VID
Følgebrev som lister opp innholdet i materialet med evt. kommentarer

I tillegg til det skriftlige materialet kan panelet velge å gjennomføre intervjuer med studenter og ansatte, tidligere ansatte, arbeidsgivere, rådgivere, studieprogramansvarlige og faglærere.

2.4 Om egenevaluering

Studieprogramansvarlig i samarbeid med faglærere på studietilbudet har ansvar for å skrive egenevalueringen. Egenevalueringen baseres på relevante rapporter og informasjon (bl.a. statistikk om opptak og gjennomføring) fra hele perioden siden forrige evaluering.

Egenevalueringen skal:

Omfatte en gjennomgang av fagmiljøet i lys av kravene i NOKUTs studietilsynsforskrift[6]
Være drøftet i fagutvalget eller et annet organ med studentrepresentasjon, og godkjent av dekan, eller av instituttleder der det er aktuelt
Omtale og analysere gjennomførte forbedringer og tiltak
Beskrive hva som er studietilbudets svake og sterke sider
Foreslå noen kort- og langsiktige tiltak til forbedring

2.5 Praktisk gjennomføring og tidsfrister

Fakultetet ved dekan eller senter ved prorektor oppnevner en saksbehandler som skal koordinere hele prosessen i alle faser og sørger for at fastsatte prosedyrer blir fulgt. Saksbehandleren skal bl.a. koordinere arbeidet med å skrive egenevalueringen, samle inn og systematisere materialet som skal sendes til eksternt panel, stå for utsendelsen til panelmedlemmene og informere om fastsatte frister, samt purre ved behov. Fakultetet/senter skal sette opp en tidsplan med frister for arbeidet. Eksempel på mulig tidsplan:

September-desember: planleggingsmøter, arbeid med å finne panelmedlemmer, arbeid med egenevaluering

Innen februar:

Foreslå paneldeltakere og timer for honorering
Få panelet godkjent
Inngå skriftlig avtale med paneldeltakere
Skrive egenevaluering
Samle inn bakgrunnsmateriale

1. mars: panelet mottar bakgrunnsmateriale og starter sitt arbeid.

1. september: Fristen for panelet for å sende ferdig evalueringsrapport til fakultetet

3. Evalueringsrapport

Den eksterne evalueringsrapporten skal utformes etter følgende mal:

Forside med navn på studietilbud og dato
Oppsummert liste over rapportens anbefalinger
Nøkkelinformasjon om studietilbudet (f.eks. nivå, antall studieplasser, fakultet/senter)
Evalueringspanelets sammensetning
Analyser av kvaliteten i studietilbudet

Analysene kan gjerne gis følgende struktur:

- Beskriv dagens situasjon gjennom å drøfte relevante spørsmål (punkt 3.2)
- Beskriv studietilbudets styrker: Hva fungerer bra?
- Beskriv studietilbudets utfordringer eller problemer: Hva kan bli bedre?

Anbefalinger til hvordan kvaliteten i studietilbudet kan styrkes:
- Forslag til kortsiktige forbedringstiltak: Hva kan gjøres innenfor ett til to år?
- Forsalg til langsiktige utviklingstiltak: Hva kan gjøres på lengre sikt, dvs. tre til seks år?

Konklusjon om hvorvidt studietilbudet anbefales videreført, endret eller nedlagt.

4. Oppfølging og publisering

Når den eksterne evalueringsrapporten foreligger, sender fakultet/senter en kopi av denne til utdanningsutvalgets sekretær og kvalitetsrådgiver.

På grunnlag av evalueringsrapporten skal dekan (instituttleder der det er aktuelt)/senterleder, i samarbeid med studieprogramansvarlig, utarbeide en oppfølgingsplan med konkrete tiltak. For hvert tiltak skal det angis hvem som er ansvarlig og en tidsfrist. Planen skal beskrive en utviklingsretning for studietilbudet. En periodisk evaluering kan også danne grunnlag for en beslutning om å legge ned et studietilbud. Dersom dette er tilfellet, skal oppfølgingsplanen beskrive hvordan tilbudet skal avvikles. Avvikling av studier gjennomføres innenfor det lovpålagte ansvaret som akkreditert vitenskapelig høgskole og i henhold til vedtatte retningslinjer[7].

Evalueringsrapporten og oppfølgingsplanen sendes til behandling til Utdanningsutvalget innen 2-3 måneder fra rapporten er mottatt.

På bakgrunn av dokumentene fra den periodiske evalueringen behandler Utdanningsutvalget sak om reakkreditering av studietilbud. Reakkrediteringsprosessen gjennomføres for å sikre at gjeldende krav til studietilbud i nasjonalt regelverk og VIDs eget regelverk, i tillegg til overnasjonalt regelverk i tilfeller hvor det er aktuelt, fortsatt dekkes.

Dersom Utdanningsutvalget anser at forutsetningene for reakkreditering er til stede, fatter det et reakkrediteringsvedtak. Dersom Utdanningsutvalget anser at forutsetningene for reakkreditering ikke er til stede, skal det konkretiseres hvilke mangler som foreligger, slik at fakultetet kan rette opp i manglene innen en gitt frist. Dersom studietilbudet ikke oppfyller reakkrediteringskriteriene innen gitt frist, kan Utdanningsutvalget tilråde rektor eller høgskolestyret å legge ned studietilbudet.

De viktigste funnene og anbefalinger fra den periodiske evalueringen rapporteres til rektor via fakultetets/senterets årlige kvalitetsrapport. Fakultetet/senteret skal rapportere på gjennomføringen av tiltakene i oppfølgingsplanen i de årlige studieprogramrapportene.

Etter behandling i aktuelle fora og utvalg, skal evalueringsrapporten publiseres i Kvalitetshåndboken.

[1] Forskrift til universitets- og høyskoleloven

§ 1-8. Krav til kvalitetsarbeid: Institusjonen skal gjennomføre periodiske evalueringer av alle studietilbud som ledd i arbeidet med å videreutvikle kvaliteten. Studenter, samt representanter fra arbeids- eller samfunnsliv og eksterne fagfeller som er relevante for studietilbudet, skal bidra i evalueringene. (https://lovdata.no/).

[2] Se punkt 2.4 i Retningslinjer for utvikling, akkreditering og etablering av studietilbud ved VID

[3] Antall timer paneldeltakerne honoreres for avhenger av størrelsen på studietilbudet som evalueres og om flere studietilbud vurderes samlet. Som regel honoreres studentmedlemmer etter laveste lønnstrinn i lønnsramme tilhørende stillingskode 1019 - vitenskapelig assistent. Eksterne medlemmer honoreres etter det lønnstrinn de har som sensor ved VID eller i egen stilling ved et norsk lærested. Timelønn = Årslønn (lønnstrinn) / 1950. Fakultetet kan vurdere egne satser for arbeidslivsrepresentanter etter behov.

[4] Spørsmålene gjengir krav til studietilbud i Studietilsynsforskriftens § 2-1 og 2-2

[5] Se oversikt over alle evalueringer som skal være gjennomført i Retningslinjer for evaluering av studiekvalitet ved VID.

[6] Jfr. § 2-3. Krav til fagmiljø i Studietilsynsforskriften

[7] Retningslinjer for utvikling, akkreditering og etablering av studietilbud ved VID, kap. 2.8 Reakkreditering av studietilbud